organizzare un evento virtuale

Organizzare un evento virtuale: passare da fisico a digitale (vantaggi e svantaggi)

In questo periodo gli eventi online sembrano la soluzione migliore per rispondere alle esigenze della nostra nuova normalità, ma non è detto che siano adatti a tutte le situazioni

Sicuramente l’evento virtuale non è l’esatta trasposizione di un evento in presenza (non basta “metterlo” online). Il tutto va infatti ripensato con ottica, pianificazione e strumenti differenti

Quindi…come comportarsi? A volte ci si chiede infatti se vale la pena trasformare i propri eventi in presenza in virtuali

SI o NO? Vediamo meglio…

Quando pensi se rimodulare il tuo evento, che prima era programmato “faccia a faccia” in virtuale, occorre farsi delle domande per capire che direzione prendere.

Perciò…su cosa riflettere prima di organizzare un evento virtuale?

Qui ti passo 3 domande che possono schiarirti le idee e un elenco di svantaggi (o meglio sfide) e vantaggi degli eventi digitali.

Qual è il motivo per cui hai organizzato l’evento?

Focalizzati sui tuoi obiettivi principali.

Se lo scopo era dare contenuti (un nuovo prodotto o servizio) o fare un annuncio (un nuovo direttore, un nuovo progetto, ecc) un webinar on demand o un live streaming sono ideali.

Tieni sempre presente il modo in cui i contenuti vengono fruiti (guardati e ascoltati): lunghezza e formato devono essere adeguati al tuo pubblico. In ogni caso come tempistiche non andare oltre un’ora (durata ideale 30′) perché l’attenzione cala drasticamente dopo questo tempo.

Se invece lo scopo era quello di costruire nuove relazioni, un webinar non è proprio la scelta ideale visto che si tratta di una modalità one-to-many che consente poca interazione. Meglio in questo caso, se non si può fare dal vivo, una riunione da connessi one-to-one o a piccoli gruppi.

organizzare un evento virtuale

A proposito di gruppi, a volte conviene organizzare meeting digitali dove serve interazione in piccoli gruppi cioè suddividere-ripetere lo stesso meeting in diverse fasce orarie dividendo il pubblico in “classi”. Questo perché in tanti (oltre 20-25 persone) è difficile interagire e ascoltare la voce di tutti.

Evento live o pre-registrato?

Eh sì, con gli eventi virtuali i tempi possono essere sincroni (in diretta in contemporanea all’evento in corso) o a-sincroni (fruire della registrazione) e puoi scegliere quello che preferisci.

Per farlo considera bene il contesto prima di organizzare un evento virtuale: i contenuti vanno trasmessi in diretta, ad esempio per annunci importanti sui prodotti o notizie da comunicare a tutti in contemporanea?

Oppure il pubblico può e magari preferirebbe essere libero di fruirne in altri momenti, quando è comodo e ha meno distrazioni (in viaggio, a casa, in libertà, quando i figli dormono…)?

Nel primo caso penso ad un’azienda con sedi in diversi paesi esteri oltre all’Italia in cui l’obiettivo è annunciare un nuovo Direttore Generale, un nuovo piano di azione, un nuovo prodotto innovativo da lanciare sul mercato, dove è opportuno che tutti i collaboratori abbiano le notizie in contemporanea. Annulli le distanze e riduci anche costi di viaggi e spostamenti

Nel secondo caso penso ad un’attività formativa o culturale (un corso, un dibattito,…) che si può ascoltare sia in diretta sia nella versione replay (quanti webinar ascolto quando sono tranquilla in auto o a casa!) per chi è impossibilitato in quel determinato giorno-orario ma è interessato ai contenuti. Qui il vantaggio è di offrire un servizio (il replay) a un pubblico che vuole rimanere connesso (e fidelizzato nel tempo) nonostante gli impegni della vita di oggi.

Con la diretta si può avere l’interazione del pubblico (partecipazione alla chat, sondaggi, produzione di contenuti live) mentre con la registrazione è più arduo avere i feedback dei sondaggi, la registrazione è infatti più passiva.

Un consiglio: se organizzi un live streaming puoi anche farlo in un luogo in cui i relatori parlano a una platea di spettatori (anche piccola), questo per dare un po’ di vivacità. Invece se registri il consiglio è: rivolgiti direttamente alla telecamera

Sai che puoi organizzare anche congressi e fiere in modalità virtuale? Ci sono diverse piattaforme sul mercato e altre nascenti che permettono di creare realtà immersive, agende con sessioni multiple contemporanee, traduzioni simultanee e soprattutto stand virtuali, stanze per meeting virtuali e possibilità di networking (facendo il cosiddetto matchmaking). Quindi non fermarti, le possibilità tecnologiche sono diverse.

E usare gli altri canali di comunicazione aziendali?

Se non vuoi o non puoi trasformare i tuoi eventi in virtuali, puoi scegliere in ogni caso anche altre strade.

Prova a considerare i vari canali di comunicazione del tuo brand: sito web, email, blog e social media e rivedere i tuoi messaggi studiando il format ideale (video o testi) da distribuire attraverso questi canali

organizzare un evento virtuale

I pro e contro di un evento virtuale

Per ampliare la vista mi sembra opportuno elencare i pro e i contro di una scelta virtuale, perciò ti consiglio di leggere per farti un’idea completa.

I vantaggi di un evento virtuale sono:

  • nessun vincolo o limitazione geografica per partecipanti e relatori
  • si minimizzano gli spostamenti e si riducono le distanze
  • possibile riduzione dei costi per i partecipanti connessi
  • possibile maggiore numero di ospiti rispetto al numero di sedute di un location (sala)
  • possibile riduzione del budget con meno spreco in materia di catering e transfer
  • maggiore visibilità e divulgazione dell’evento

Ora vediamo i contro (che potrebbero essere le sfide) degli eventi virtuali:

  • contatto umano più difficile tra relatori e partecipanti
  • riduzione della componente esperienziale dei partecipanti
  • possibili problematiche tecniche nella gestione dell’evento (customer care in diretta)
  • sono necessarie informazioni sul format ai partecipanti (non sempre preparati sull’uso)
  • incertezza del grado di attenzione e coinvolgimento dell’audience
  • tutti questi punti, se ben gestiti, possono essere risolti e l’evento diventare efficace

Certamente gli eventi virtuali non hanno il “sapore” degli eventi tradizionali (senza dubbio) ma sono senz’altro la soluzione quando, da un parte, vuoi mantenere la relazione con il tuo pubblico e i clienti ma dall’altra è necessario mantenere la distanza sociale (social distancing)

Articoli consigliati per organizzare un evento virtuale

Dopo aver letto fino a qui e rispondendo alle domande qui sopra hai capito che ti interessa trasformare il tuo evento in presenza in un evento virtuale allora ti consiglio di leggere questi altri miei articoli:

Bene! Sei arrivato fino a qui, ora dovresti sapere come e se organizzare un evento virtuale

Spero di esserti stata utile, fammi sapere come ti sei trovato/a!

 

Mi chiamo Adriana Andreis, sono una professionista in ambito marketing e comunicazione con un bagaglio di esperienze, competenze e soddisfazioni in ambito eventi maturato dal 2007 che ho deciso di condividere qui in modo formativo su Evento Efficace

Ho creato il corso di formazione avanzato online Evento Efficace Academy, che conduce passo passo nell’organizzazione di un evento professionale

Mi puoi trovare sui canali social e su YouTube, vedi le icone in basso per collegarti e iscriverti

Mi puoi scrivere a questa mail info@eventoefficace.it

Un abbraccio, a presto!
Adriana

ps. stai al passo con l’attualità del settore oltre che con i miei consigli sul mio canale YouTube. Ti aspetto!

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