Come organizzare un evento ibrido

Come organizzare un evento ibrido e misurare le performance

In questo articolo ti spiego come organizzare un evento ibrido

La forma degli eventi sta infatti cambiando così come gli strumenti a disposizione per la gestione e l’analisi di come sono andati

Secondo le survey più recenti (autunno 2020) risulta che circa il 70% degli organizzatori prevede che gli eventi ibridi saranno la modalità principale nell’immediato futuro, soprattutto per il 2021.

Cosa sono gli eventi ibridi?

Si tratta di eventi con ospiti sia in presenza in una location fisica sia con ospiti collegati in digitale.

Una commistione quindi di due modalità, una più tradizionale a cui siamo più abituati (la reception, la sala, la proiezione, il relatore dal vivo, le domande dal vivo…) e una più “nuova” digitale (la piattaforma, il link dell’invito, la stanza virtuale, la chat, i sondaggi…) detta “in streaming”.

Come organizzare un evento ibrido?

Normalmente, per gli ospiti presenti di persona si organizza l’evento con le tipiche modalità (vedi la mia Guida su come organizzare un evento pdf) mentre per gli ospiti connessi in streaming dipende dal tipo di evento: per gli eventi più semplici si possono fare le dirette attraverso i social media, quando si tratta di eventi più complessi ci sono piattaforme specifiche, ad esempio nei casi di forum virtuali multi-sessione, fiere con la parte virtuale, eventi con più pluralità da gestire.

In questo secondo caso i sistemi vengono gestiti da agenzie di eventi o di comunicazione che hanno piattaforme proprie per i live streaming e progettano e seguono la regia dell’evento. Per le società che ne fanno un utilizzo continuativo e hanno un pubblico vasto (migliaia di contatti lontani demograficamente), si può creare un canale TV dedicato collegato al sito web, che accompagna, nel caso dell’evento ibrido, l’evento dal vivo (servizi come questo si appoggiano ad es. su Aruba).

Tornando al caso della diretta streaming su Facebook (il social finora più utilizzato) lascio di seguito alcuni accorgimenti che riguardano sia la preparazione sia la gestione dell’evento:

  • l’evento va creato nella sezione “eventi” della pagina aziendale o di un tuo gruppo, dove fai crescere man mano la tua community di fan (attraverso post, messaggi WhatsApp broadcast, newsletter mail): la seconda soluzione è migliore dato che, ogni volta che lanci un nuovo evento, i membri del gruppo ricevono automaticamente l’alert, cioè la notifica diretta sul proprio profilo (ndr. Facebook e Instagram spingono molto sui gruppi, decisamente di più sui gruppi che sulle pagine aziendali)
  • l’evento va promosso con minimo di due settimane di anticipo, meglio di più
  • la promozione non prevede solo l’avviso iniziale e qualche reminder con la stessa immagine dell’invito: l’ideale sarebbe postare notizie, aggiornamenti, anticipazioni sui temi, magari un’intervista al relatore in modo da dare contemporaneamente il memo dell’evento e quel senso di anticipazione che funziona molto a livello psicologico: le persone, quelle che hanno cliccato “mi interessa” all’evento, ricevono le notifiche ad ogni nuovo contenuto postato sul gruppo. Grazie alle notifiche lo rivedono e ne possono fare passaparola
  • Se per la promozione utilizzi anche il formato video la diffusione e la viralità dell’evento è più garantita (il video è molto più accattivante di un post scritto e i dati confermano la reach – raggiungimento di pubblico – decisamente superiore)
  • Ideale che i partner e collaboratori dell’evento rilancino gli aggiornamenti sulle loro pagine personali o aziendali:  il “condividi” rispetto al “mi piace” porta ad una reach anche 10 volte più ampia se non oltre.
  • Il rilancio con la condivisione (vedi consiglio sopra) aiuta la diffusione organica, così puoi evitare di fare campagne sponsorizzate. Non mi fraintendere, la sponsorizzazione aiuta perché permette maggiore spinta ma da valutare se serve in base a pubblico, obiettivi e budget. Ad es. se si tratta di un invito ristretto ad un gruppo non serve sponsorizzare a differenza di un evento pubblico locale.

Finora ho parlato del lancio e della promozione dell’evento su Facebook, ora ti lascio qualche consiglio per la diretta:

  • Puoi utilizzare uno smartphone di ultima generazione o un altro device: serve un supporto fisso (ad. es. un treppiede verticale) per non incorrere nella vibrazione naturale delle mani, l’effetto sarebbe poco stabile e poco professionale
  • Da ricordare: fare la registrazione dell’evento ad uso di organizzatori e pubblico
  • Meglio far partire la diretta social qualche minuto prima della diretta dal vivo e non in concomitanza: a volte a causa di problemi tecnici chi è connesso perde la prima parte dell’evento. Meglio iniziare prima con lo streaming (non succede niente se le persone connesse vedono qualche minuto di preparazione, succede anche dal vivo) in modo da verificare la diretta da altri strumenti e gestire gli eventuali inconvenienti: puoi così dare l’ok a partire al moderatore-relatore per iniziare l’evento dal vivo (se ci pensi, il moderatore-relatore è ignaro di come stia andando online e andrebbe avanti con il suo speech)
  • Attenzione ad audio e luci: spesso ci sono effetti di rimbombo, di ritardo della voce o effetti di luce che non danno qualità alla diretta streaming. Meglio fare delle prove in sala prima dell’evento. Per i perfezionisti si potrebbe creare una mini-diretta prima della diretta ufficiale per testare il tutto (microfono, volume audio, luci…) magari con la scusa di un’anticipazione speciale: pochi minuti e massima serenità per il seguito
  • Anche chi è collegato a distanza ha diritto a fruire di un evento di qualità altrimenti potrebbe disconnettersi prima del tempo, distrarsi o peggio ancora lasciare commenti e feedback negativi…e qui entriamo nel discorso performance

Quali sono gli indicatori di performance da considerare per gli eventi ibridi?

Ora, per capire come è andato un evento parliamo degli indicatori di performance, tecnicamente chiamati KPI (= Key Performance Indicator)

Nei meeting tradizionali faccia a faccia il numero di partecipanti è sempre stato ed è considerato il primo e più importante parametro chiave (e il più facilmente calcolabile), mentre l’effetto generale dell’evento si comprende di più sul medio-lungo periodo.

Gli organizzatori più esperti possono calcolare il ROI (= Ritorno sull’investimento) di un evento in presenza con appositi strumenti, ma questa è un’altra storia…

Rispetto agli eventi dal vivo, per gli eventi ibridi ci sono altri parametri in gioco di cui tenere conto.

Con il digitale infatti ci sono diverse chiavi di lettura delle performance: in sostanza per gli eventi ibridi si integrano i KPI tipici delle attività digitali oltre ai KPI degli eventi di persona

Certamente il numero di partecipanti rimarrà un fattore chiave: si calcola il numero degli ospiti dal vivo più il numero degli ospiti connessi, che grazie alla tecnologia possono essere molti di più di quanti avrebbero partecipato dal vivo, sempre che venga fatto un buon lavoro di promozione a monte.

Quel pubblico aggiuntivo non avrebbe partecipato all’evento dal vivo per svariati motivi: distanza, concomitanza di altri impegni nella stessa giornata che non permettevano lo spostamento, impegni personali, preferenza dello strumento digitale e della possibilità di riguardare il replay ecc.

Per i partecipanti connessi in streaming valgono indicatori come:

  • l’effettiva partecipazione per tutta la durata dell’evento (sistemi sofisticati monitorano se la singola persona segue davanti allo schermo tutto l’evento)
  • la partecipazione in chat e ai sondaggi in diretta
  • le azioni sulla piattaforma nel corso dell’evento (commenti, apprezzamenti, domande)
  • l’interazione con i relatori
  • la durata dell’attenzione media (sapendo che l’attenzione da remoto è più difficile che non dal vivo) considerando il tempo di collegamento

Per entrambe le “tipologie” di partecipanti (dal vivo e da remoto) varranno sempre più la co-produzione di contenuti, le interazioni, i feedback, la rilevazione dell’interesse attraverso sondaggi durante e post evento.

Ma c’è qualcosa che rimane invariato nel tempo…

Ciò che conta veramente per gli eventi (svolti in qualsiasi forma) è e rimarrà sempre l’engagement delle persone nel percorso di avvicinamento al brand, riconosciuto come autorevole e utile per i propri scopi-necessità.

Prima, con gli eventi in presenza, era più facile canalizzare l’interesse viste le emozioni più facilmente trasmissibili dal vivo da bravi relatori-presentatori (senza il filtro dello schermo) e grazie al networking a fine evento.

Ora con gli eventi ibridi occorre impegnarsi a far vivere un’esperienza a entrambi i pubblici, un’esperienza ibrida, pensando in modo duale, cioè sia a chi è presente dal vivo sia a chi è connesso, al format giusto, all’interazione giusta.

Questa è la nuova sfida. Quindi, come agire da organizzatori?

Anche per gli eventi ibridi rimane fondamentale far vivere un’esperienza al pubblico che deve trarre la considerazione di aver partecipato a qualcosa di utile per sé, di aver beneficiato di un contenuto informativo, ispirativo o di evasione (entertaiment) o un mix di questi.

Il focus non sono le aziende-brand ma le persone e la loro customer experience, le necessità e i bisogni per i quali partecipano ad un evento.

Pertanto tra gli indicatori di performance (KPI) per gli eventi ibridi, il numero rimane sì un dato da considerare ma non da leggere sotto l’aspetto di “vanità” nudo e crudo, fine a sé stesso. Grazie al digitale si possono tracciare gli altri fattori che permettono la “conversione del lead”: chi/quanti invitati sono diventati “consumatori” dell’evento, quanti “parteciperò-mi interessa” sui social hanno effettivamente si sono collegati, e quegli aspetti legati al momento della fruizione (la durata della connessione, il numero di domande, l’interazione con i sondaggi) che permette di capire se il pubblico è coinvolto-soddisfatto

Come organizzare un evento ibrido: i numeri quindi non sono tutto

Consiglio di puntare quindi più sulla qualità più che sulla quantità.

Poche persone molto engaged (coinvolte) contano molto di più che molte persone poco “in sintonia” con il brand e con quello che stai presentando, il secondo caso non serve a niente (se non alla vanità degli organizzatori)

Di più, quello che serve analizzare – per un organizzatore, un marketer, un consulente d’azienda – è la conversione che porta questo canale (gli eventi dal vivo + streaming) insieme agli altri canali di comunicazione (social, sito, DEM, forza vendite) in un approccio multiplo, per vedere l’effettivo ritorno sull’investimento, per spingere in futuro con il budget dove meglio funziona.

Il tutto va quindi letto e gestito, come dicevo, in un approccio integrato fatto di diversi strumenti che abbiamo a disposizione (da utilizzare prima, durante e post-evento).

Gli eventi rimarranno, cambiano le forme ma non gli scopi

Il bello del digitale è che ci permette di avere dei report e tracciamenti che possiamo analizzare con maggiori certezze rispetto a prima, quando gli eventi erano solo fisici e ci si chiedeva quali fossero stati i risultati

Il futuro va in questa direzione

Ci vuole competenza e flessibilità nell’adottare gli strumenti possibili, tenendo d’occhio i nuovi trend. Ma è fattibile.

Il mio consiglio?

Abituiamoci a vedere più in grande del singolo evento in sé, a considerare i vari canali (eventi, comunicazione, azioni di vendita) con un approccio integrato.

Spero di esserti stata utile

 

Mi chiamo Adriana Andreis, sono una professionista in ambito marketing e comunicazione con un bagaglio di esperienze, competenze e soddisfazioni in ambito eventi maturato dal 2007 che ho deciso di condividere qui in modo formativo su Evento Efficace

Se sei un organizzatore di eventi o ti piacerebbe esserlo o sei un titolare e vorresti delegare questa funzione ho creato il corso di formazione online Evento Efficace Academy, che conduce passo passo nell’organizzazione di un evento professionale

Mi puoi trovare sui canali social e su YouTube, vedi le icone in basso per collegarti e iscriverti

Mi puoi scrivere a questa mail info@eventoefficace.it

Un abbraccio, a presto!
Adriana

ps. stai al passo con l’attualità del settore oltre che con i miei consigli sul mio canale YouTube. Ti aspetto!

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