come organizzare un evento digitale

11 consigli su come organizzare un evento digitale

Ti chiedi come organizzare un evento digitale?

Ti capisco, è un tipo di evento molto richiesto oggi

Sulla spinta dell’emergenza Covid-19 abbiamo infatti assistito ad un vero e proprio boom di eventi digitali (detti anche on line, virtuali, sono sinonimi) da parte di aziende, professionisti, consulenti. Questo per mantenere la relazione con il pubblico e i clienti attraverso riunioni, aggiornamenti formativi, presentazioni ecc.

C’è chi ha scelto di utilizzare piattaforme per webinar e riunioni da remoto (come GotoMeeting, Zoom, Skype, Teams in primis) e chi ha scelto di fare delle dirette sui social media (soprattutto su Facebook e Instagram).
Per questa parte “tecnica” del lavoro, molti hanno comparato gli strumenti tra loro ed imparato ad utilizzarli. Questo non è stato un male, anzi, è stato un obbligato “balzo digitale” per molti professionisti che, seppur giovani, non avevamo mai utilizzato piattaforme e applicazioni di questo tipo

Alcuni organizzatori di grandi eventi, più impattanti a livello di numero di persone, hanno progettato nuovi format creando edizioni virtuali, adattandosi alla situazione (più che annullando gli eventi). Sto parlando di eventi complessi, convegni multi-sessione on line e fiere on line. Si tratta di uno sforzo e un impiego di competenze in campo davvero da premiare per questi eventi che in futuro, nell’immediato post emergenza, potranno coniugare la formula virtuale a quella in presenza (ho parlato degli eventi ibridi in questo post)

Se lo strumento tuttavia è un tramite, un mezzo, non basta scegliere il mezzo e tutto è risolto.

Le esigenze cardine per organizzatori e relatori riguardano come meglio esprimere il proprio messaggio, i contenuti e con quali modalità. Si è visto dopo i numerosi webinar organizzati e anche un po’ improvvisati (che hanno un po’ stancato le persone) che il numero di partecipanti e il tempo di connessione è andato via via riducendosi e di molto. Anche webinar formativi di qualità ne hanno risentito di questa eccessiva proposta e a inizio autunno hanno avuto un abbassamento delle iscrizioni.

Quindi…come rendere accattivante un format digitale, mantenere viva l’attenzione, garantire la relazione?

Sono le domande più tipiche specie per chi si trova davanti ad uno schermo e lo considera più un ostacolo-nemico (visto il filtro che crea) che un alleato (l’unico quando le riunioni in presenza sono impraticabili o non adatte)

Come organizzare un evento digitale?

Ho stilato questo elenco di buone pratiche:

  1. Ricordiamoci sempre che la parte più importante dell’evento sono le persone che hanno scelto di collegarsi con noi (non noi!). Occorre quindi pensare bene ciò che vogliamo comunicare (contenuto), come presentare le cose (modalità), come gestire la relazione (scopo dell’interazione) 
  1. Cosa vogliamo comunicare?
    Il pubblico on line disperde in fretta l’attenzione. Ti consiglio di preparare una scaletta chiara e concisa del discorso. Puoi fare un indice a inizio webinar del tipo “di cosa parliamo oggi” in modo che le persone vedano la struttura del discorso, capiscano l’utilità di partecipare, individuino già i punti di loro interesse (che agevolazione!) così rimangono connessi. L’evento non è un palcoscenico per chi fa monologhi autoreferenziali (che noia!). Per i relatori avere questa scaletta sotto gli occhi durante l’intervento permette di essere più concisi e fluidi
  1. Se si tratta di un evento a pagamento (es. un webinar formativo) ricorda che l’ideale sarebbe uno studio dell’audience e del mercato in cui si colloca l’evento per comprendere perché le persone prendono le decisioni di spesa rispetto ad altri eventi digitali a pagamento. Un modo può essere un sondaggio post iscrizione al meeting digitale: poche domande che puntano, tra le varie, a capire le motivazioni degli iscritti, utile per fare proposte successive in target. Per quanto riguarda i competitor valuta le loro proposte e cerca di capire se hanno seguito.
  1. Come presentare i contenuti?
    Il consiglio è di presentarli snelli, veloci, in brevi moduli, a schemi riassuntivi con punti elenco. Suddividere un classico evento di presentazione in più moduli mono-tematici che affrontano il tema generale in più sottopunti è vincente. Le persone si focalizzano man mano su ogni punto. Servono cambi di ritmo (domande, provocazioni, lettura dei punti insieme) o di pause, di più di un evento fisico, a meno che non si è molto bravi a tenere meeting on line. Le persone “staccano” per rispondere a un messaggio, una mail e ritornano poi a concentrarsi. Così si evita di “perderle” durante il discorso. Pause brevi, insomma. Se si tratta di una conferenza virtuale, consiglio inoltre un trailer di 1-2 minuti di introduzione alla discussione, per attirare l’attenzione e creare il contesto del discorso (fornendo le referenze del relatore, le tematiche chiave).
  1. Le registrazioni come servizio aggiuntivo
    Ideale avere le registrazioni delle sessioni live disponibili in seguito per i partecipanti.
    Per un numero limitato di partecipanti, inviando una mail di servizio con il link del replay (spesso ho guardato il replay non potendo connettermi all’ultimo minuto e ho apprezzato il servizio!); se all’evento digitale il numero partecipanti era molto alto (es. un congresso virtuale) si possono lasciare le registrazioni disponibili on demand per un certo tempo magari dal sito
  1. Come gestire la relazione con gli utenti connessi?
    Questo probabilmente è il punto più importante se vuoi sapere come organizzare un evento digitale.
    Sicuramente non basta pensare che le persone, essendo collegate alla piattaforma, siano automaticamente coinvolte: bisogna attivare la partecipazione, far in modo che interagiscano magari con domande, brevi sondaggi in chat, produzione di contenuti da condividere live in contemporanea (basti pensare agli #hastag sui social media). L’attenzione si ottiene parlando ai bisogni delle persone, creando empatia, facendo domande e attendendo le risposte commentandole.
  1. Cosa deve fare il relatore di un evento virtuale?
    Se il gruppo è ristretto (ad esempio un corso di aggiornamento fino a 30 partecipanti) il relatore si può rivolgere alle singole persone a turno sui diversi temi, chiamandole per nome o chiedendo di intervenire (cosa ne pensate? Ditemi la vostra esperienza.). Se non è previsto uno spazio di relazione del genere (perché magari si vuole stare dentro lo spazio temporale di un’ora) puoi anticipare le domande con un sondaggio lanciato il giorno precedente via mail. La bravura del relatore sta nell’entrare in connessione con i partecipanti come se li avesse di fronte. Naturalmente non è facile perché si è soli con sé stessi durate l’evento ma questa competenza si affina con l’abitudine.
  1. Quindi, come preparare relatori e moderatori agli speech virtuali?
    L’ideale è inviare qualche giorno prima dell’evento un breve training sull’uso della piattaforma (funzionalità, upload e condivisione dei contenuti) e rimanere a disposizione per un’assistenza one-to-one. Consiglio sempre una prova audio, video e della connessione qualche giorno prima dell’evento per infondere anche tranquillità in chi è esperto della “sua” materia ma non degli strumenti tecnici. A volte si ipotizza di avere un ottimo audio con un computer e invece si scopre tutt’altro (succede!)
  1. Cosa cambia da un discorso dal vivo a uno live streaming?
    Ai relatori e ai moderatori è richiesto un maggiore impegno nella creazione dei contenuti.
    Il meeting in presenza richiede spesso presentazioni PowerPoint, strumento ben conosciuto che consente modifiche fino all’ultimo momento.
    Nel formato virtuale a volte si usano le stesse relazioni a volte sono richiesti dei video o l’uso di nuovi supporti, quindi ai relatori devono mettere in campo nuove competenze.
    Poi, come scrivevo al punto 8, non è facile gestire un evento “soli con sé stessi” per quanto collegati agli utenti. C’è chi chiede feedback in chat e chi apertamente chiede l’interazione del pubblico (l’”energia”) per capire se c’è interesse e, intimamente, superare quei momenti di possibile imbarazzo.
  1. Meglio speech live o registrati?
    C’è molta differenza tra una presentazione live (comunemente più utilizzata) e una presentazione registrata. Nel secondo caso il relatore può ripetere la registrazione finché non è soddisfatto del risultato e paradossalmente per qualcuno non avere un pubblico di fronte può addirittura facilitare l’esecuzione. Con la presentazione live si ha l’interazione con i partecipanti che possono fare domande e avere risposte immediate. Ho assistito ad alcune masterclass registrate, lezioni anche ben fatte con sezione finale di domande e risposte frequenti (FAQ) che tuttavia davano un senso di “chiusura” alla fine, non lasciavano proseguire la conversazione, il senso di un contatto che continuava. Certo, live è più impegnativo. Quindi a scelta dell’organizzatore.
  1. Identificazione della data
    Occorre evitare la sovrapposizione con altri eventi concomitanti, specie nello stesso settore o che catalizzano molto l’attenzione: questo vale anche per gli eventi in presenza ed è diventato più difficile con gli eventi virtuali, che nascono spesso pochi giorni pima. Occorre vedere bene l’agenda (facendo ricerche on line) prima di decidere una data. Attenzione anche agli eventi fisici che normalmente attirano molto pubblico (fiere, forum, congressi di fama) potrebbero avere dei convegni on line: eviterei i giorni in cui si svolgono i grandi eventi nazionali in modo da non finire nell’ombra

Ecco spero di esserti stata utile nel spiegarti come organizzare un evento digitale.

come organizzare un evento digitale
Io al mio ultimo webinar “Come organizzare una fiera di successo: consigli e piccoli trucchi pratici”

C’è sicuramente oggi una grande voglia di tornare ad incontrarsi di persona ma gli eventi virtuali non smetteranno di esistere in futuro.

Gli eventi digitali hanno permesso di conoscere un’altra modalità ad organizzatori ed ospiti che ha di positivo l’abbassamento dei costi e delle distanze: in futuro gli organizzatori potranno valutare, per tipologia di evento e di pubblico, quale format sarà più adatto (fisico, virtuale, ibrido) mentre il pubblico avrà a disposizione maggiore scelta tra le varie opportunità di incontro, formazione e informazione e potranno decidere cosa seguire di persona e cosa on line.

La concorrenza spinge il mercato (sempre) a una maggiore qualità di proposta.

Spero di esserti stata utile

Mi chiamo Adriana Andreis, sono una professionista in ambito marketing e comunicazione con un bagaglio di esperienze, competenze e soddisfazioni in ambito eventi maturato dal 2007 che ho deciso di condividere qui in modo formativo su Evento Efficace

Se sei un organizzatore di eventi o ti piacerebbe esserlo o sei un titolare e vorresti delegare questa funzione ho creato il corso di formazione online Evento Efficace Academy, che conduce passo passo nell’organizzazione di un evento professionale

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Un abbraccio, a presto!
Adriana

ps. stai al passo con l’attualità del settore oltre che con i miei consigli sul mio canale YouTube. Ti aspetto!

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