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Organizzare un evento di successo: le 7 attività fondamentali (Guida)

Ciao amici e benvenuti in questo nuovo articolo

Oggi trattiamo un argomento molto interessante cioè come organizzare un evento in presenza e di successo. Lo faremo seguendo il mio metodo delle 7 attività fondamentali

Vedremo infatti in sintesi i 7 passi principali da svolgere quando vuoi organizzare un evento, una qualsiasi occasione o meeting che sia per la tua attività, il tuo negozio, i tuoi clienti (se hai un’agenzia) o per un’associazione in cui operi

Organizzare un evento di successo

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Il mio metodo ti permetterà di organizzare un evento piacevole da gestire e con risultati di soddisfazione, sia immediati che nel lungo termine

Risultati che certamente ti aiutano a spingere il tuo business.

Ti parlerò dei passaggi chiave che utilizzo io dal 2007, da quando cioè ho iniziato a organizzare eventi aziendali

Ma prima ti chiedo…

Pensi che organizzare sia difficile? Che realizzare quell’evento speciale per la tua attività o azienda sia un sogno impossibile?

Beh, non è così, non è un’attività banale ma neanche impossibile

E io sono qui per aiutarti e spiegarti come fare.

Però prima mi presento, sono Adriana Andreis e sono la fondatrice di Evento Efficace la piattaforma di formazione online sull’organizzazione degli eventi professionali dove rilascio contenuti e consigli gratuiti (e per chi desidera approfondire anche contenuti più avanzati :-)) sia qui sul blog sia sui miei canali social

Ma torniamo a come organizzare un evento che spesso crea timori e ansie.

Quali timori?

Di non sapere da dove iniziare, di non farcela a fare tutto nei tempi, di non accontentare le aspettative degli altri (titolari, colleghi, ospiti), in sostanza quindi di non fare bella figura magari spendendo di più del dovuto

Sono tutti timori davvero comuni (li avevo anche io quando ho iniziato) che fanno rallentare, perdere lucidità e rimandare eventi che tanto vorremmo fare

Io sono qui per aiutarti a conoscere la attività fondamentali per organizzare un evento in modo consapevole e il più indipendente possibile (delegando solo gli aspetti più tecnici-specialistici ai tuoi fornitori)

Le 7 attività fondamentali per organizzare un evento di successo

Ecco l’elenco sintetico delle attività, poi di seguito troverai l’approfondimento per ciascun punto:

  1. Gestisci la preparazione (pre-evento)
  2. Coordina l’evento (durante)
  3. Lavora al follow-up (post-evento)
  4. Utilizza una check list 
  5. Coinvolgi gli stakeholder
  6. Comunica e promuovi 
  7. Utilizza gli strumenti adatti 

Come hai visto la mia non è laclassica lista che trovi su tanti siti.

Le altre sono sì liste che vanno bene ma sono spesso limitate alla fase di preparazione. La mia lista invece è più ad ampio raggio

Ma vediamo in dettaglio

1) Gestisci la preparazione (il “pre-evento”)

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Il Pre-evento è la fase di progettazione e “costruzione” dell’evento, è il passo più importante e capirai subito il perché.

Credo fortemente che il miglior modo per organizzare un evento al meglio sia pianificare e anticipare il lavoro il più possibile.

Più dettagli metti a punto quando sei ancora lontano dalla data fissata, quando sei più sereno e rilassato e non hai ancora disguidi, più hai possibilità di fare bene il tutto perché puoi ragionarci, confrontarti, hai davanti i tempi tecnici che servono per tante forniture e puoi fare più preventivi di confronto

Vedrai che nell’ultimo periodo avrai lo stesso da fare, tra richieste, attività che puoi svolgere solo in ultimo e i dannati imprevisti (ci sono sempre, se hai tempo per gestirli non è meglio?)

In questa fase – che va da quando decidi l’evento a quando sei pronto per allestirlo – ti occupi di molte attività: pianificare, fare le scelte primarie, stilare un budget.

E man mano inizi a organizzare tutti gli aspetti, dalla data in agenda alla location, dalle persone coinvolte (es. relatori, moderatori ecc) ai contatti con i fornitori dei vari servizi

Lateralmente ti occupi dell’immagine dell’evento (inviti e aspetti di grafica) e della promozione-comunicazione (cominci a comunicare l’evento).

In questa fase ti relazioni con tutti: staff, fornitor, ospiti, sponsor ed espositori se li hai, prendi accordi, sigli contratti, salvi le date, blocchi le persone e attenzione (mi raccomando!) verifica le normative in base all’evento che organizzerai (specie se si tratta di evento e un luogo pubblico)

Come avrai compreso, il Pre-evento è la parte più onerosa in termini di tempo e impegno (inizia a preparare i tuoi eventi per tempo! Dipende dal tipo di evento ma tieniti anche mesi di tempo davanti)

Man mano si avvicina la data completi le attività e comunichi sempre di più informazioni al tuo pubblico (ricordandogli la data)

Un riassunto delle attività di preparazione

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Di seguito un elenco di massima per organizzare un evento più o meno standard (poi ogni evento e ogni settore ha le sue particolarità)

  • Decidi lo scopo dell’evento e gli obiettivi da raggiungere (ti faranno da bussola nelle decisioni)
  • Determina un budget di massima (e cerca – se è il caso – qualche sponsor o espositore)
  • Identifica il tuo pubblico ospite
  • Verifica se ci sono normative particolari e burocrazia da compilare (prenditi per tempo)
  • Scegli il giorno e l’ora (fai un salva la data ai tuoi collaboratori, staff, partner cioè le persone necessarie all’evento)
  • Scegli la location
  • Organizza lo staff cioè la squadra che ti aiuterà “nel pratico” e tieni riunioni di allineamento e delega
  • Prepara il programma di massima (che poi definirai man mano)
  • Accordati sulle varie forniture con contratti ad hoc (dall’interprete al catering, dal grafico al tipografo, dal fotografo al creatore dell’allestimento cioè tutti i servizi esterni che occorrono). Chiedi più preventivi, non sempre la prima quotazione è la migliore
  • Prepara e invia gli inviti (e inizia a raccogliere le conferme, meglio in un unico “contenitore” meglio in digitale)
  • Studia qualcosa di speciale, di memorabile, che faccia vivere un’esperienza emozionante e coinvolgente al tuo pubblico
  • Se serve fai un sopralluogo della location insieme allo staff
  • Prepara tutti i materiali occorrenti e il kit ospiti (ricordati il kit per la stampa)
  • Verifica la parte amministrativa (ci sono anticipi? pagamenti per il giorno dell’allestimento ecc?)
  • Allestisci la location
  • Dai le ultime indicazioni allo staff e fornitori

Ti è piaciuto questo super riassunto? Sì? Allora continua a seguirmi

2) Coordina l’evento (il “durante”)

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Hai ultimato la preparazione

Hai effettuato l’ultimo sopralluogo o l’ultimo giro della tua sede e hai notato gli ultimi particolari da aggiustare
Hai preparato l‘ingresso (anche con cartelli e roll-up) e tutti i materiali per gli ospiti
Hai verificato gli impianti audio-video e la strumentazione, hai parlato con il responsabile della location su tempi e momento food

Il tuo staff è pronto, ciascuno conosce i tempi dell’evento e i propri compiti

Insomma hai fatto le ultime verifiche e anche tu sei pronto

Si va in scena! L’evento ha inizio, si passa all’esecuzione

A questo punto il consiglio è: vivi l’evento coordinandolo (lo so per te è lavoro ma cerca di vivere il momento con i tuoi ospiti e sorridi!)

In questa fase ricordati le 3 cose fondamentali per organizzare un evento ben riuscito e utile al tuo business: l’esperienza del tuo pubblico che deve essere positiva e memorabile, una chiamata all’azione finale per dare senso alle tue vendite, la registrazione degli ospiti per avere i contatti e poter fare successivamente generazione di lead

Mantieni attiva la comunicazione ad esempio sui social

3) Lavora al Follow‐up (il “post‐evento”)

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E’ la fase che segue l’evento, un passaggio fondamentale spesso trascurato

In questo momento quando tutto è finito l’adrenalina scema, ti sembra sia andato tutto bene (o ti ricordi qualche imprevisto che hai risolto e ti ha insegnato qualcosa) e spesso i collaboratori pensano “abbiamo qualche biglietto da visita in tasca, torniamo a fare le nostre cose”.

NO! Attenzione perché qui si sbagliano in molti

L’evento è un momento di business fondamentale, hai dati e informazioni utili sia alle vendite (per contattare chi ha manifestato interesse, per fare un’altra chiamata all’azione) e anche al marketing (capisci se è stato interessante per gli ospiti, cosa in particolare e sei consapevole per gli eventi simili futuri)

Gli ospiti ti hanno conosciuto, apprezzato, mostrato interesse, è il momento di cogliere le opportunità

Il follow- up è il momento in cui:

  • Registri i contatti del pubblico (il tuo asset), le note, le manifestazioni di interesse
  • Effettui mail e chiamate alle persone più interessate, invii campionature, stabilisci meeting dedicati
  • Raccogli i frutti anche in termini di comunicazione, visibilità, fai la rassegna stampa, comunica come è andato l’evento sui social
  • Verifichi il budget e tieni monitorato il ROI dell’evento (= Ritorno sull’investimento) in base alle vendite successive
  • Confrontati con staff, collaboratori ed eventuali sponsor ed espositori (è serio e professionale dire cosa e andato ed eventualmente cosa no, ma molti non lo fanno… immedesimati nel tuo collaboratore, pensa anche a futuri eventi)
  • Ringrazia i fornitori e tutti coloro che hanno contribuito alla riuscita dell’evento

Perciò sii rigoroso, molti si dimenticano questo passaggio ed è un peccato non cogliere i frutti di tanto sforzo.

Tieni presente questa fase finale quando pensi di organizzare un evento, avvisa già il tuo staff che al termine occorre lavorare per chiudere veramente l’evento e non lasciare persone e d interessi in sospeso

4) Utilizza una check list

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Per me la check list è lo strumento numero uno della produttività e ti spiego perché

È l’elenco puro (la to-do-list) delle attività da fare divise per categoria (ad es. forniture, logistica, comunicazione, location, aspetti amministrativi…) da spuntare in modo da avere ordine mentale e sapere sempre a che punto sei con l’organizzazione.

E’ l’elenco “a completamento” di quello che devi fare

Ti aiuta nella produttività perché ti guida e non devi pensare ogni giorno a quello che devi fare, ti fa da il timone

Come si prepara la check list?

Beh, l’ideale è averla già pronta, da scorrere e spuntare e basta, no?

Ma se non hai una check list non ti preoccupare, tutti siamo partiti da zero: la crei e man mano l’arricchisci con l’esperienza
Al primo evento che organizzi ti tieni tutti gli appunti su un foglio Excel così li strutturi in modo ordinato e poi ci lavori sopra gradualmente

E se invece avessi qualcuno che ti passa una check list pronta e valida in generale per gli eventi e una più specifica per le manifestazioni maggiori come le fiere, non saresti contento?

Dai allora un’occhiata al mio corso Evento Efficace Academy

5) Coinvolgi gli stakeholder

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Gli stakeholder sono tutti i soggetti collegati a a te e alla tua realtà.

Si tratta di: clienti attuali e potenziali, fornitori di prodotti e servizi, collaboratori, dipendenti, enti con cui lavori abitualmente, professionisti o aziende del tuo settore che potrebbero diventare partner, opinion leader e giornalisti di settore.

Anche gli sponsor ed espositori sono risorse con cui tenere i rapporti prima, durante e post evento. Non solo è professionale come dicevo sopra ma – visto che danno un contributo economico – è importante ascoltare le loro istanze e necessità

Tienili tutti informati del tuo evento e fatti aiutare nel comunicarlo, ad esempio sui social

Perciò non dimenticarti degli stakeholder quando progetti un evento

6) Comunica e promuovi

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Molti pensano che, una volta organizzato, l’evento venga da sé, che le persone arrivino automaticamente

Invece oggi siamo “bombardati” da informazioni e inviti di ogni tipo e ci perdiamo tra tutti questi input che arrivano da vari canali come smarthphone, mail, tv, radio, cartelloni pubblicitari

Occorre quindi fare una comunicazione efficace per vincere la concorrenza mediatica e promuovere l’evento, il brand, i protagonisti e mettere voglia al pubblico di partecipare.

Come?

Devi essere attrattivo, utile, interessante, il pubblico deve notarti

Con quali mezzi?

Dalla locandina invito all’immagine coordinata nella grafica e – se li usi – cartelloni e roll up, dalle newsletter ai social media, dal tuo sito alla tua rete commerciale, dai giornalisti agli opinion leader…tutto e tutti parlano e ricordano l’evento

7) Usa gli strumenti adatti

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Quando parlo di strumenti intendo gli strumenti di lavoro

Ho già citato la check list ma ci sono diversi programmi digitali di cui ti puoi avvalere per tenere ordinate le informazioni, per inviare gli inviti, per fare – se vuoi – la grafica, per creare un sito dedicato all’evento

Ti faccio un primo breve elenco: Mailchimp, Canva, Eventbrite, WordPress, Excel tanto per citarne alcuni.

Il digitale ci viene incontro in tanti processi e agevola molte attività. E permette di ripetere tutte le volte che desideri

Tutto chiaro?

Ora hai capito il mio metodo

Per organizzare un evento ci vuole un metodo che ti permetta di organizzare con più serenità il tuo evento.

Questo non ti eviterà ostacoli e disguidi – ci sono sempre – ma senz’altro li diminuisce!

Ti consiglio di basarti su questi 7 punti che ho elencato in questo articolo

Rivediamoli brevemente: occupati delle 3 fasi dell’evento: il prima/ il durante / il post evento. Poi utilizza una check list, tieni informati gli stakeholder, comunica e promuovi l’evento e infine usa gli strumenti più adatti ai tuoi obiettivi

Già seguendo questi consigli – ne sono sicura – farai  fare ai tuoi eventi un salto di qualità e otterrai ottimi risultati

Sei quindi pronto a organizzare il tuo prossimo evento?

Spero di esserti stata utile. Leggi sotto che ho una sorpresa

La mia guida scaricabile

organizzare un evento

Tutto quello che ti ho descritto in questo articolo lo trovi in un PDF pronto e scaricabile in fondo alla home page del sito qui 

Nel PDF troverai anche altri due elementi

Si tratta di due bonus aggiuntivi che ti offro per completare la tua preparazione.

Torna alla home e scarica il PDF, è gratuito

A presto e in bocca al lupo per il tuo prossimo evento!
-Adriana

 

Mi chiamo Adriana Andreis, sono una professionista in ambito marketing e comunicazione con un bagaglio di esperienze, competenze e soddisfazioni in ambito eventi maturato dal 2007, un bagaglio che ho deciso di condividere qui in modo formativo su Evento Efficace

Ho creato il corso di formazione online Evento Efficace Academy, che conduce passo passo nell’organizzazione di un evento professionale

Mi puoi trovare sui canali social e su YouTube, vedi le icone in basso per collegarti e iscriverti

Mi puoi scrivere qui info@eventoefficace.it

ps. Stai al passo con l’attualità del settore oltre che con i miei consigli sul mio canale YouTube

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