Ciao e benvenuto/a in questo nuovo articolo.
Oggi affrontiamo un tema cruciale: la scelta della location per i tuoi eventi professionali.
Trovare la location (il “luogo”) giusta può fare la differenza tra un evento di successo e uno che non lascia il segno.
Anche se può sembrare una decisione semplice, ci sono diversi fattori da considerare per assicurarti che tutto vada per il meglio.
Vediamoli insieme…
1. Conosci il Tuo Pubblico
La prima cosa da tenere a mente quando scegli una location è il tuo pubblico.
Domandati: chi sono i partecipanti? Sono professionisti del settore, clienti, o forse colleghi? Da dove vengono? Prendono l’auto o altri mezzi per arrivare?
Conoscere il tuo pubblico ti aiuta a decidere il tipo di ambiente che si adatta meglio alle loro aspettative e necessità.
Ad esempio, un pubblico di giovani startupper potrebbe preferire un ambiente più informale e creativo, mentre dirigenti aziendali potrebbero aspettarsi un contesto formale e sofisticato.
Pensa anche fuori dagli schemi per rendere il tuo evento originale: un palazzo adibito a mostra-museo, un sito storico, una cantina vinicola, un grande parco.
Poi, se si tratta di un meeting dove ci sono degli accompagnatori, ti consiglio di verificare se ci sono dei servizi aggiuntivi interessanti come la spa, terme, navetta per una visita turistica, il servizio bar, il tutto da conciliare chiaramente con il programma e gli orari dell’evento.
2. Accessibilità e Logistica
La location deve essere facilmente accessibile per tutti i partecipanti.
Considera quindi la vicinanza a trasporti pubblici, parcheggi e principali arterie stradali.
Se il tuo pubblico è ampio e viene da diverse parti d’Italia o dall’estero, scegli una location vicina o facilmente collegata ad un aeroporto o stazione ferroviaria.
Verifica anche il parcheggio in base al numero ospiti ipotetico. Non sottovalutare l’importanza della logistica, poiché un accesso-arrivo complicato può scoraggiare la partecipazione.
Valuta anche la presenza di strutture di supporto come hotel, ristoranti e bar nelle vicinanze, soprattutto se l’evento dura più giorni e/o gli ospiti vengono da lontano.
3. Capacità e Disposizione degli Spazi
Un altro aspetto fondamentale è la capacità della location.
Assicurati che lo spazio possa comodamente ospitare il numero di partecipanti previsti, senza risultare né troppo affollato né troppo vuoto. Considera anche la disposizione degli spazi: avrai bisogno di sale separate per workshop o meeting più piccoli?
La location offre aree comuni per il networking? Uno spazio adatto ad un caffè di benvenuto da utilizzare come “cuscinetto” prima di entrare al meeting, meglio che sia vicino alla sala.
Ci sono diverse location che hanno sale modulari che si adattano al numero degli ospiti in modo da non farli sentire né troppo stretti né troppo larghi nello spazio del meeting.
Se si tratta di eventi all’aperto pubblici o privati di solito non ci sono problemi di spazio ma per la sicurezza c’è un numero massimo di persone possibili (basta chiedere a chi gestisce lo spazio) e occorre tenere presente se, in caso di maltempo, si può optare per una copertura (soluzione spesso non economica) o uno spazio alternativo al chiuso.
In ogni soluzione un layout ben progettato può facilitare le interazioni e migliorare l’esperienza complessiva dell’evento.
4. Servizi e Attrezzature
La tecnologia e i servizi offerti dalla location sono cruciali. Verifica la disponibilità di attrezzature audio/video, connessione Wi-Fi affidabile e supporto tecnico in loco.
Alcune location offrono pacchetti completi che includono anche catering e servizi di sicurezza.
Valuta attentamente queste opzioni per assicurarti che tutte le tue esigenze siano coperte.
Spesso, mi capita, il pc portatile per le presentazioni lo devo portare io pertanto è ancora più importante fare delle prove audio-video prima del meeting, anche con i relatori.
Il supporto tecnico a volte resta disponibile per tutto il tempo dell’evento (verificare i costi), a volte è a chiamata (è presente in struttura e disponibile ad arrivare ma non è non nel pubblico dell’evento).
Ricordati di osservare e di chiedere da dove arriva la luce nei diversi orari, se l’audio potrebbe avere bisogno di un sostegno in più (verifica con un tecnico) e se dovesse servire una pedana rialzata per il meeting o il momento dopo cena, se prevedi un intrattenimento. Spesso non fanno parte delle attrezzature della location ma le forniscono a richiesta.
Fra i servizi verifica il servizio catering interno (ristorante interno?) o fornito da esterni: in questo secondo caso meglio rivolgersi a fornitori abituali della location in quanto conoscono gli spazi e sanno “muoversi” in modo indipendente da te.
5. Atmosfera e Stile
L’atmosfera della location deve rispecchiare il tono e lo stile del tuo evento.
Se stai organizzando una conferenza formale, una sala elegante e ben arredata sarà più appropriata.
Se invece il tuo evento è più informale e creativo, potresti optare per una location più moderna e “smart”.
L’importante è che l’ambiente supporti gli obiettivi dell’evento e crei la giusta impressione sui partecipanti.
A me piace creare atmosfera con le luci, ad esempio che riflettano sulle pareti durante una cena o siano supporti led (dal tocco minimalista) su ciascun tavolo della cena.
Per il dopo cena puoi anche creare un angolo “chiacchere” distaccato magari con amari da sorseggiare.
6. Budget e Costi Nascosti
Infine, ma non meno importante, è il budget. Stabilire un budget realistico ti aiuterà a restringere le opzioni e a evitare sorprese sgradevoli.
Ricorda di considerare tutti i costi associati alla location, inclusi eventuali costi nascosti come tasse di pulizia, spese di servizio e costi aggiuntivi per l’utilizzo di attrezzature extra.
Una gestione oculata del budget ti permetterà di ottenere il massimo valore possibile senza compromettere la qualità dell’evento.
Di solito le location inseriscono tutto dentro i loro preventivi in una sorta di menù a scelta, verifica questo aspetto per non avere sorprese.
Il budget è il tuo “timone”, da tenere aggiornato e monitorato (attenzione anche al valore dell’Iva, che varia dal 10% al 22% in base al tipo di servizi della location (i servizi ristorativi sono al 10%), meglio appurare anche questo.
Ecco questi sono gli spunti in generale. Poi ogni evento si costruisce ad hoc guardando, per la location, questi aspetti.
Ora tocca a te. Prima di salutarci ti chiedo: cosa ne pensi?
Hai trovato spunti utili che non avevi considerato prima?
Scrivimi nei commenti.
Ti aspetto. A presto!
Adriana
@@@
Vuoi sapere come organizzare un evento professionale?
Ti piacerebbe una guida a step per il tuo evento in presenza virtuale o ibrido?
Vuoi promuovere il tuo evento con strumenti di marketing e i giusti strumenti di comunicazione?
Sei nel posto giusto. Ti posso aiutare con i consigli che stai cercando.
Sono Adriana Andreis Fondatrice di Evento Efficace, la piattaforma online di formazione sugli eventi.
Ho all’attivo più di 180 eventi in vari settori lavorando come Responsabile Marketing e Comunicazione in aziende di diverso tipo e dimensioni.
Eventi professionali come fiere, congressi, viaggi incentive, conferenze e presentazioni in sala, riunioni di lavoro e di formazione, apertura di nuovi negozi o lanci prodotti nei punti vendita e anche eventi digitali
Attraverso la mia piattaforma offro esperienza e conoscenza per aiutare ad essere poi autonomi ed efficienti nell’organizzare un evento.
Per questo ho creato il corso online Evento Efficace Academy, che conduce proprio passo passo nell’organizzazione di un evento professionale.
Hai domande? Mi puoi scrivere qui info@eventoefficace.it
Mi puoi trovare sui canali social e su YouTube, vedi le icone in basso per collegarti e iscriverti
Ti aspetto, a presto!
Adriana Andreis
