Oggi voglio parlarti di un argomento molto attuale cioè l’intelligenza artificiale (abbreviata in AI) e ti mostro come sta cambiando (anche) il mondo degli eventi.
Il mood in generale è che l’AI può supportarci tantissimo nel lavoro, rendendoci più veloci ed efficienti.
Tu che organizzi eventi, te lo sei mai chiesto come l’AI possa aiutarti? Cosa può fare per te di specifico?
Io ero molto curiosa così ho cercato di capire e riportare per te in questo articolo le applicazioni pratiche nel settore degli eventi e le sue implicazioni.
In questa panoramica capiremo le funzioni e i benefici dell’Intelligenza Artificiale, a dimostrazione che questa tecnologia può permettere di rivoluzionare il modo in cui gestisci gli eventi (e anche il tuo lavoro e la tua visione in generale).
In estrema sintesi grazie all’AI automatizzi determinati passaggi, snellisci i tempi e migliori alcuni processi, migliori l’esperienza dell’audience e hai la consapevolezza dei dati (che è il massimo per un organizzatore, non pensi?).
Ma vediamo bene il tutto in dettaglio qui di seguito!
Scopriamo insieme qui di seguito come le funzioni dell’AI possono essere applicate agli eventi:
Le funzionalità dell’AI negli eventi
- Personalizzazione degli Eventi: Una delle principali promesse dell’AI è la capacità di offrire esperienze altamente personalizzate. I sistemi di Intelligenza Artificiale possono analizzare i dati dei partecipanti per personalizzare programmi, raccomandare sessioni e connettere persone con interessi simili. Per esempio, un’app per eventi potrebbe suggerire workshop specifici basandosi sulle interazioni passate o sulle preferenze dichiarate dell’utente.
- Ottimizzazione della Pianificazione: La pianificazione degli eventi richiede di bilanciare innumerevoli variabili. Qui l’AI può fare la differenza, aiutando a prevedere il numero di partecipanti, a ottimizzare il layout dei posti a sedere e persino a prevedere il consumo di cibo e bevande, riducendo gli sprechi e i costi.
- Chatbot e Assistenza Clienti: I Chatbot alimentati dall’AI danno informazioni in tempo reale ai partecipanti. Capacità come rispondere a domande frequenti, fornire indicazioni e assistere con la registrazione rendono i chatbot strumenti preziosi per migliorare l’esperienza del partecipante, snellire i tempi e ridurre il carico di lavoro degli organizzatori.
- Marketing Predittivo: L’Intelligenza Artificiale è in grado di analizzare grandi quantità di dati per prevedere quali potenziali partecipanti sono più propensi a registrarsi e quali tipi di eventi hanno maggiori probabilità di successo. Queste informazioni consentono di personalizzare campagne di marketing e di risparmiare risorse concentrandosi sui segmenti di pubblico più promettenti.
- Riduzione dei Rischi: Utilizzando dati storici e pattern di comportamento, l’AI può identificare potenziali rischi per la sicurezza o la logistica e suggerire piani alternativi. Questo può includere tutto, dalla gestione delle folle alla sicurezza informatica.
- Analisi del Sentimento: I tool di analisi del sentimento possono monitorare i feedback sui social media in tempo reale, fornendo ai gestori degli eventi preziose informazioni sull’opinione dei partecipanti e potenziali aree di miglioramento (mentre l’evento è in corso).
- Automazione delle Operazioni: L’Intelligenza Artificiale può automatizzare task ripetitivi come l’elaborazione delle registrazioni, l’emissione dei biglietti e la gestione delle email, liberando il tempo degli organizzatori per concentrarsi su compiti più strategici.
- Raccomandazione di Contenuti e Speaker: Grazie all’apprendimento automatico, le piattaforme di AI possono analizzare i dati degli eventi passati per raccomandare gli argomenti più popolari o suggerire speaker che probabilmente attireranno più partecipanti.
- Networking Potenziato: L’Intelligenza Artificiale può facilitare il networking, connettendo i partecipanti con interessi comuni o obiettivi compatibili attraverso app di matching e networking.
- Feedback e Misurazione del Successo: Infine l’AI può aiutare a raccogliere e analizzare i feedback dei partecipanti dopo l’evento, generando report sul livello di engagement, la soddisfazione e il ROI, consentendo di misurare il successo dell’evento con una precisione.
L’Intelligenza Artificiale sta quindi apportando un impatto significativo e vario al settore degli eventi.
Dalla personalizzazione dell’esperienza dei partecipanti all’automazione delle operazioni, le possibilità offerte dall’AI sono ampie e in continua espansione.
Adottando queste nuove tecnologie possiamo aspettarci eventi più intelligenti, sicuri e coinvolgenti.
Per gli organizzatori di eventi tutto ciò rappresenta un’opportunità di innovare e di rimanere all’avanguardia sull’uso della tecnologia.
Come lavora l’intelligenza artificiale in pratica?
Nel pratico integrare l’intelligenza artificiale (AI) nel lavoro quotidiano richiede che le aziende adottino strumenti AI-specifici o piattaforme che includano funzionalità basate su AI.
Ecco di seguito le attività indicate nel paragrafo sopra con alcuni esempi di piattaforme.
- Personalizzazione degli eventi – Piattaforme di Event Management (esempio Grip): analizzano dati storici e di comportamento per fornire raccomandazioni su misura ai partecipanti.
- Ottimizzazione della pianificazione – Strumenti di previsione (esempio Bizzabo): analizzano i dati di eventi precedenti e variabili esterne per ottimizzare la pianificazione delle risorse (team, budget, ecc).
- Chatbot e Assistenza Clienti (esempio Drift): da integrare sul sito web dell’evento o nei social media per rispondere alle domande dei partecipanti 24/7 (a qualsiasi orario!).
- Marketing predittivo – Piattaforme di automazione marketing (esempio Marketo – HubSpot): per segmentare e mirare le campagne basate sul comportamento previsto dei partecipanti.
- Riduzione dei rischi – Software di gestione rischi (esempio CrowdComfort): per identificare potenziali problemi e proporre soluzioni preventive.
- Analisi del Sentimento – Social listening (esempio Talkwalker): per monitorare e analizzare le reazioni del pubblico in tempo reale.
E ancora:
- Automazione delle operazioni – Sistemi ERP e CRM (esempio EventBrite e Cvent): per automatizzare le operazioni come la registrazione e la gestione dei biglietti.
- Raccomandazione di contenuti e speaker mediante Algoritmi (esempio Slido): per suggerire contenuti, speaker o sessioni basati su interessi dei partecipanti.
- Networking potenziato (esempio Grip): applicazioni per matchare i partecipanti con interessi e obiettivi professionali simili.
- Feedback e analisi dati (SurveyMonkey e Qualtrics): per trasformare i feedback e le metriche degli eventi in dati utili per il futuro.
L’integrazione con i sistemi informatici
Chiaramente è importante che gli strumenti di Intelligenza Artificiale siano compatibili con i software esistenti.
Molte piattaforme moderne offrono interfaccia di programmazione (API=Application Programming Interfaces) che consentono un’integrazione fluida tra i programmi di gestione eventi con i software di marketing e comunicazione.
Questo permette la sincronizzazione con i database di clienti, il trasferimento di informazioni tra sistemi, strumenti di marketing e l’analisi.
Le aziende che vogliono integrare l’Intelligenza Artificiale devono lavorare con fornitori di software e/o consulenti IT per garantire che le implementazioni AI siano personalizzate in base alle proprie esigenze, sicure dal punto di vista dei dati e facilmente utilizzabili dal team di marketing e comunicazione.
Gli strumenti AI possono notevolmente potenziare le operazioni degli eventi, portando ad un lavoro più efficiente e (come dico sempre) di soddisfazione.
Privacy e sicurezza dei dati
È importante che l’uso dell’Intelligenza Artificiale sia attentamente considerato in base alle politiche di privacy e sicurezza dei dati, soprattutto quando si tratta di gestire informazioni sensibili dei partecipanti.
Inoltre, le interazioni con l’AI (es. Chatbot) dovrebbero essere progettate per integrarsi senza soluzione di continuità con l’assistenza umana: in questo modo, in caso di domande o problemi complessi che vanno oltre le capacità dell’AI, i partecipanti possano facilmente rivolgersi a un membro del team di supporto (un umano!).
Le mie considerazioni
L’intelligenza artificiale (AI) sta trasformando numerosi settori e il mondo degli eventi non fa eccezione.
L’impatto si sentirà sempre di più e come tutte le grandi innovazioni (vedi Internet) si può stare a guardare aspettando e osservando il mercato intorno a noi o metterci l’attenzione, cominciando a testare, magari chiedendo demo gratuite alle piattaforme con più consigliate per capire e arrivare poi a ciò che ci serve davvero.
Ovviamente ti consiglio la seconda.
Iniziando ad usarla capirai che l’Intelligenza Artificiale non è un nostro “sostituto” nel lavoro (non è così, per lo meno non ad oggi, va controllato sempre tutto il risultato) ma un ottimo alleato-assistente
Io lo sfrutterei il più possibile.
Perché se sei più veloce, performante, con una visione allargata, con la consapevolezza di dati e risultati ed offri esperienze “migliori”, questo nel tuo lavoro (e nella competizione sul mercato) fa tanto la differenza.
Ora, ho provato in questo articolo a darti una panoramica delle funzioni dell’AI.
Adesso tocca a te. Prima di salutarci ti chiedo…
Proverai a capire dove l’Intelligenza Artificiale ti può aiutare?
Quale spunto hai trovato più interessante per te e il tuo lavoro?
Scrivimi nei commenti.
A presto!
Adriana
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Sono Adriana Andreis Fondatrice di Evento Efficace, la piattaforma online di formazione sugli eventi.
Ho all’attivo più di 175 eventi in vari settori lavorando al Marketing e Comunicazione in aziende di diverso tipo e dimensioni.
Eventi professionali come fiere, congressi, viaggi incentive, conferenze e presentazioni in sala, riunioni di lavoro e di formazione, apertura di nuovi negozi o lanci prodotti nei punti vendita e anche eventi digitali
Attraverso la mia piattaforma offro esperienza e conoscenza per aiutare ad essere poi autonomi ed efficienti nell’organizzare un evento.
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