Vuoi sapere come organizzare un evento dal vivo ai tempi del Covid?
In particolare ti chiedi quali sono tutti gli accorgimenti da mettere in campo oltre a mascherine, disinfettante mani e distanziamento sociale?
In modo da adeguarti e non essere impreparato e non incorrere in problemi?
Non preoccuparti: ti riassumo tutte le misure per gli eventi che prevedono una presenza fisica
Si tratta di un elenco unico valido dalle piccole riunioni fino a grandi eventi (congressi, seminari, presentazioni)
Ecco la lista di tutti gli aspetti da gestire se ti chiedi come organizzare un evento Coronavirus (ai tempi del virus)
- L’accesso ai luoghi dell’evento (interno o esterno) partendo dall’accredito facilitato (consiglio: accredito elettronico) e dalla misurazione della temperatura ed a tutti i problemi che ciò potrà comportare (personale addetto formato, attrezzature, eventuali criticità)
- Registro presenze: nel rispetto della privacy occorre mantenere un registro delle presenze per la durata di 14 giorni
- Se previsto un guardaroba: indumenti e oggetti personali vanno in sacchetti porta abiti individuali
- Il distanziamento all’interno delle strutture per garantire lo spazio di minimo 1 metro tra una persona e l’altra, anche con l’aiuto di segnaletica (anche a terra)
- L’obbligo della mascherina
- La pulizia ed igienizzazione di tutte le superfici a contatto con le persone (pensiamo al corrimano, alle transenne, distributori automatici …ma anche alle attrezzature di moderatori/relatori sul palco, agli impianti utilizzati dagli operatori nonché dei servizi igienici (accesso contingentato)
- La sanificazione degli ambienti (giornalmente, dopo ogni evento per quelli ripetuti, ecc. ecc.) favorendo anche il ricambio di aria; per gli impianti di condizionamento escludere la funzione di ricircolo d’aria.
- Le aree comuni: per i meeting con grandi gruppi prevedere una pianificazione degli arrivi; desk reception possono avere barriere protettive; dispenser di prodotti igienizzanti per le mani
- Se sono previsti acquisti: disinfezione delle mani prima della manipolazione delle merci
- Food & beverage: verificare con i fornitori la preparazione e consegna, l’allestimento dei tavoli, le porzioni monodosi, il pagamento al pubblico (se previsto)
- I materiali – kit per ospiti come blocchi, penne, cartelline per appunti (consigliati packaging individuali)
- La comunicazione: gli ospiti vanno informati in modo chiaro con le modalità possibili (video, audio, segnaletica) delle regole e misure anti-Covid all’inizio e nel corso del meeting. Se sono previsti ospiti di nazionalità differente, le misure vanno comunicate anche nella loro lingua.
Gli organizzatori dell’evento devono inoltre:
- Utilizzare DPI (=dispositivi di protezione individuale, leggi mascherine) in tutti i momenti dell’evento
- Tenersi aggiornati sui decreti e le disposizioni di legge
- Prevedere più tempo fra un evento e l’altro per permettere le operazioni di sanificazione
- Gestire i turni del personale e di chi lavora negli allestimenti e negli smontaggi (grandi eventi)
- Gestire i rifiuti (anche con le indicazioni per gli ospiti es. smaltimento mascherine ecc)
- Mettere in atto tutte le misure possibili per vivere l’evento in sicurezza (la responsabilità di violazioni è individuale degli ospiti: occorre un sistema di informazione e controllo)
Mi sembra tutto, spero di esserti stata utile per capire come organizzare un evento Coronavirus
Mi chiamo Adriana Andreis, sono professionista in ambito marketing e comunicazione con un bagaglio di esperienze, competenze e soddisfazioni in ambito eventi maturato dal 2007 che ho deciso di condividere qui in modo formativo su Evento Efficace
Se sei un organizzatore di eventi o ti piacerebbe esserlo o sei un titolare e vorresti delegare questa funzione ho creato il corso di formazione online Evento Efficace Academy, che conduce passo passo nell’organizzazione di un evento professionale
Mi puoi trovare sui canali social e su YouTube, vedi le icone in basso per collegarti e iscriverti
Mi puoi scrivere a questa mail info@eventoefficace.it
Un abbraccio, a presto!
Adriana
ps. stai al passo con l’attualità del settore oltre che con i miei consigli sul mio canale YouTube. Ti aspetto!
