festa di natale aziendale

Festa di natale aziendale: le basi, i consigli e le idee in più per un evento di successo

Con la fine dell’anno, è importante organizzare una festa di Natale aziendale piacevole ed emozionante che rappresenta un momento speciale di socializzazione e aggregazione tra colleghi

Ecco idee, consigli ed esempi per organizzare un evento natalizio efficace per l’azienda.

Ecco alcuni consigli per organizzare un evento di Natale di successo

festa di natale aziendale

Niente da fare…si sa il Natale piace a tutti e c’è molta attesa intorno al momento per cui organizzare una festa di Natale può essere un po’ più complesso dato ci sono alcuni dettagli in più del solito

Ma io sono qui per aiutarti 🙂

Si tratta di un evento da curare nelle varie fasi come tutti gli altri eventi, l’unica particolarità è chiaramente la tematica proprio legata alla festività del Natale

Quindi, come sempre, deve essere tutto perfetto ma con qualche “ingrediente” in più che va a giocare sulle emozioni del periodo in cui tutti ricerchiamo serenità e apprezziamo un po’ più di attenzioni

In questo articolo voglio aiutarti organizzare una festa indimenticabile visto che vogliamo fare un buon lavoro, giusto?!

Ma partiamo dall’inizio…

Le basi della festa di Natale aziendale

Obiettivi: Prima di tutto rispondi a queste domande: Perché si fa la festa, la serata, la cena aziendale? Si ringraziano i collaboratori e partner per l’anno vissuto e si presentano gli obiettivi dell’anno seguente? Si vuole lanciare un nuovo prodotto? Come sempre consiglio di capire bene gli obiettivi perché, tenendoli a mente, si prendono le decisioni e si sviluppa il piano dell’evento

Tipologia: ci sono diversi tipi di evento di Natale su cui ti puoi sbizzarrire

  • Cena o pranzo di Natale, i classici con cui non si sbaglia mai
  • Meeting e Cocktail di Natale con buffet e un po’ di intrattenimento (ad esempio un elfo e/o un Babbo Natale veri oppure se il budget è ridotto una sagoma di compensato o un gonfiabile raffigurante Babbo Natale con cui farsi selfie)
  • Serata disco & music in un locale con dj e free drink, specie se i collaboratori sono tutti principalmente giovani
  • Festa di Natale originale (con team building oppure con obiettivo solidale e di beneficienza)

Invitati: Se vuoi coccolare i tuoi dipendenti, i migliori clienti o i fornitori allarga l’invito anche alle loro famiglie, perché il Natale è tipicamente un evento da vivere in famiglia. Se si tratta invece di un momento “interno” come un meeting aziendale e a seguire cena solo con il gruppo di lavoro, non c’è problema basta che sia chiaro nell’invito e nelle comunicazioni della festa

Stile: dalle scelte precedenti ne deriva lo stile: se si stratta di cena di Natale interna all’azienda lo stile è generalmente formale-elegante mentre se l’invito ad esempio per un cocktail è rivolto anche alle famiglie allora lo stile è di solito più informale (cappellini di Babbo Natale, maglione con le renne? puoi indicare un dress code sull’invito) con l’obiettivo del divertimento natalizio.

Budget: occorre stilare un elenco delle principali voci di spesa: affitto sala meeting & dispositivi audio-video, coffee break, catering per aperitivo, cena a menù per il numero degli invitati, musica, intrattenimento, addobbi, omaggi e gadget, eventuale fotografo. Voci a parte considererei anche alcune “soprese” come panettoni (meglio se artigianali) e altri regali specifici consegnati ad esempio a fine cena: fiori, scatole di cioccolatini, premi alla carriera, premio al più bel maglione di Natale. Attenzione: pochi devono sapere di queste sorprese altrimenti l’effetto scemerà!

Allestimento: se non sei in una location che ti fornisce tutto in formula all-inclusive devi pensare alla preparazione e allestimento degli spazi compresi albero, luci, addobbi (una zona dedicata alle foto con sfondo albero Natale?) oltre al personale di servizio, pulizie pre e dopo evento.

Piccole attenzioni per organizzare il tuo party di Natale

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1.Save the date: la data della festa di Natale aziendale va fissata in anticipo (anche mesi prima, esempio a metà ottobre) perché dicembre è un periodo molto denso di impegni, le persone si spostano per le feste in famiglia quindi è essenziale fissare per tempo la data dell’evento, escludendo la settimana esatta in cui cade la festività; potresti anche fare una breve indagine interna per capire su che data orientarsi (di solito i giorni tra il 10 e il 18 di dicembre per me sono ideali)

2.Location: la scelta è determinante perché trattandosi di un evento che si svolge prettamente all’interno e che si basa molto sulla cura dei dettagli e anche delle decorazioni è importante scegliere un ambiente adatto, dove molte cose sono già predisposte (come un hotel). Attenzione che molti spazi vengono prenotati per tempo e le sale non sono tutte grandi uguali (capienza) e non tutti le location offrono gli stessi servizi. Il consiglio è di dare un’occhiata a TripAdvisor sia per la location sia per la zona ristorante e, se devi prenotare il pernottamento, controlla anche i commenti sulle stanze (chiedi sempre stanze silenziose). Per gli eventi di grande portata ci sono i centri congressi che si modulano per meeting e cena.

3.Festa di Natale in azienda: se vuoi organizzarlo in azienda ricordati che è un po’ più difficile per gli eventi di Natale perché, specie se vuoi creare l’atmosfera, devi aggiungere tanti particolari per rendere l’ambiente, a meno che non si tratti di un semplice brindisi di saluto e basta. Ricordati l’albero, gli addobbi e la musica

4. Scaletta: se è previsto un meeting in sala e cena la scaletta è abbastanza standard ma ricordati in qualche punto di aggiungere dettagli natalizi e qualche momento di evasione tra colleghi (come un cocktail o una premiazione)

5.Cambio d’abito: sei in una location esterna prenota delle stanze o camerini di appoggio per permettere il cambio d’abito tra il meeting e la cena aziendale di Natale dove di solito si è più eleganti, questo specie per le persone che vengono da più lontano e non hanno possibilità di tornare a casa tra un momento e l’altro dell’evento per prepararsi

6.Menù natalizio: puoi scegliere un menù tipico natalizio se organizzi una cena di lavoro, oppure (in tempi non Covid) far preparare un buffet natalizio informale. Tendenzialmente le cene di Natale hanno uno stile più elegante. Ricordati: mai scegliere un menu low budget, il mangiare è la cosa a cui le persone tengono di più, gli ospiti si ricorderanno soprattutto ciò che hanno mangiato e se hanno mangiato bene alla festa di Natale aziendale…e ne parleranno nei giorni successivi, quindi attenzione al menù!
PS ricordati di chiedere per tempo gli invitati eventuali intolleranze o allergie alimentari (chiedendo di risponderti privatamente per riservatezza) e prevedi anche dei piatti vegetariani, almeno uno per portata

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Al ristorante chiedi di creare una zona dedicata un po’ riservata e ricordati di far posizionare dei tavoli di appoggio per gli omaggi da consegnare a fine serata.
PS. cerca di conoscere il direttore del ristorante il giorno stesso dell’evento in modo che per qualsiasi necessità dell’ultimo secondo sai già da chi andare. Può far posizionare i panettoni e le strenne natalizie idealmente su dei carrelli per farli “arrivare” a fine cena

7.Bevande: sicuramente a Natale ci sono degli spumanti rappresentativi e tipicamente utilizzati in questa occasione. Il consiglio? Fatti aiutare per l’abbinamento dalla chef ( o da amico appassionato o sommelier) in base al menu e al dolce finale scelto

8.Parking: non ci si pensa ma visto il freddo (e la neve? il ghiaccio?) meglio predisporre una zona parking per le auto degli ospiti più vicina possibile all’ingresso avvisando gli ospiti (le donne con i tacchi apprezzeranno)

9.Omaggi: piccoli omaggi ben distribuiti rendono l’atmosfera molto piacevole e festiva perché a Natale è normale ricevere regali. Possono essere omaggi uguali per tutti oppure premi dedicati e personalizzati. Attenzione però a non fare gli “scivoloni di stile” ovvero fare degli omaggi non chiari e giustificati, esempio ad una sola persona di un team e non a nessun altro perché sembra un regalo “personale” e può dare adito a borbottamenti e a confronti sulle reali performance della persona omaggiata

10.Intrattenimento se il budget lo permette si possono organizzare dei giochi tra dipendenti o un piccolo spettacolo di Natale con un sosia di Babbo Natale ed elfi che possono tenere un piccolo show. Per la musica puoi chiamare un dj oppure optare per un classico karaoke con repertorio natalizio (accordati sempre con la location)

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11.Se cerchi l’originalità per la tua festa di Natale aziendale puoi organizzare una gara a squadre ad esempio facendo team cooking con preparazione di cocktail o della cena sotto la supervisione di chef oppure una caccia al tesoro. Informa i dipendenti per renderli consci e partecipi in modo che si sentano coinvolti. E perché non pensare ad una raccolta fondi finale?

12.Strenna di Natale: non dimenticare di preparare per tutti una strenna di Natale da portare a casa: panettone oppure panettone più bottiglia di spumante. Puoi optare anche per regali solidali: ci sono tantissime associazioni che preparano doni di Natale (generalmente gastronomici) in modo da fare qualcosa di originale e anche fare del bene a livello sociale

13.Regali: a proposito di regali ci può essere anche un semplice e divertente scambio tra colleghi: gli invitati portano un piccolo pensiero giù impacchettato da mettere sotto l’albero e a fine serata con un sorteggio ognuno riceverà un pacchetto anonimo da portare a casa e scartare il giorno di Natale Natale. Secret Santa al buio! Avvisa i colleghi per tempo per fare l’acquisto

E’ tutto pronto. Ricorda il giorno prima (anche con WhatsApp) l’indirizzo, gli orari e qualche indicazione di base dell’evento (parking, regali da scambiarsi ecc)

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14.Minori: Se all’evento di Natale partecipano dei minori occorre verificare il numero e l’età. In base a questo occorre decidere cosa dare loro da fare e quale zona dedicarli oltre ad giochi ed omaggi specifici.

Cerchi l’idea in più?

Puoi fare capitare ad ogni collaboratore e alla sua famiglia un video-messaggio personalizzato da parte di Babbo Natale. Chiedimi per maggiori info a info@eventoefficace.it

Se lavori in una società strutturata e hai un budget corposo per la festa di Natale aziendale puoi anche organizzare un viaggio di Natale per la dirigenza optando per alberghi sulla neve in alta quota.

In sintesi il mio consiglio è di pensare all’evento come ad un percorso dall’inizio alla fine, cercando di visualizzare tutti i vari passaggi e quello che può servire nei vari momenti, tenendo presente le tipiche esigenze delle persone a Natale. Cerca anche di stupire, è il momento ideale.
Dal guardaroba all’appoggio delle valigette e delle borse all’acqua da bere in sala meeting, attenzione alla temperatura della sala, alla cordialità dei gestori della location, tante piccole accortezze mai scontate.

Oltre alla tipica organizzazione di un evento che fluisce in modo fluido, occorre perciò far vivere la magia di Natale regalando serenità, emozioni, intrattenimento, pensando a momenti di contatto tra persone che normalmente collaborano in modo formale, anche per conoscersi di più (in sostanza fai indirettamente team building)

Buona Festa di Natale aziendale!
Adriana

ps. In tempi Covid: avvisa delle accortezze da seguire e che ci sarà il controllo del Green Pass e di tenerlo pronto comodamente sul telefono

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Sono Adriana Andreis CEO di Evento Efficace
Ho all’attivo più di 160 eventi in vari settori lavorando al Marketing e Comunicazione in aziende di diverso tipo e dimensioni
Eventi professionali come fiere, congressi, formazione, viaggi incentive, conferenze e presentazioni in sala, riunioni di lavoro, apertura di nuovi negozi o lanci prodotti nei punti vendita e anche eventi digitali

Attraverso la mia piattaforma di formazione Evento Efficace trasmetto la mia conoscenza a chi desidera imparare da zero o avere nuovi spunti e metodi per essere poi autonomo nell’organizzare un evento

Ho creato il corso di formazione online Evento Efficace Academy, che conduce passo passo nell’organizzazione di un evento professionale

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