Oggi ti chiedo, ti sei mai domandato quanto sia realmente efficace il tuo evento?

Organizzare un evento può essere un investimento significativo di tempo, risorse e denaro. Tuttavia, ciò che conta davvero è il ritorno sull’investimento (ROI).

Misurare il successo di un evento non si limita solo alla partecipazione o all’engagement dei partecipanti, ma piuttosto alla quantificazione tangibile dei risultati ottenuti.

In questo articolo esploreremo l’importanza di misurare il ROI degli eventi e forniremo suggerimenti pratici su come farlo in modo efficace.

1. Punti chiave

1. Definizione di Obiettivi Chiari e Misurabili: Senza obiettivi chiari, diventa difficile valutare il successo dell’evento. Identifica cosa vuoi ottenere e come misurerai il successo.
2. Utilizzo del Marketing Digitale: Sfrutta le potenzialità del marketing digitale per promuovere l’evento e raggiungere il tuo pubblico target in modo efficace ed economico.
3. Monitoraggio e Analisi dei Dati: Utilizza strumenti di analisi per tracciare l’efficacia delle tue strategie di marketing e monitorare l’andamento dell’evento in tempo reale.
4. Coinvolgimento degli Sponsor: Collabora con aziende o partner che possono contribuire al successo dell’evento, offrendo visibilità e supporto finanziario in cambio di opportunità di branding e networking.
5. Valutazione del Rapporto Costi-Benefici: Analizza in dettaglio i costi associati all’organizzazione dell’evento e confrontali con i risultati ottenuti per ottimizzare le spese e massimizzare il ritorno sull’investimento (= ROI cioè Return on Investment).

2. Sfide e soluzioni per chi organizza

– Sfida: Determinare il valore tangibile degli sforzi di marketing pre-evento.
Soluzione: Monitorare il traffico del sito web, il coinvolgimento sui social media e i tassi di conversione per valutare l’impatto delle attività di marketing.

– Sfida: Valutare l’impatto dei sponsor sull’evento.
Soluzione: Misurare l’aumento della visibilità del marchio, il coinvolgimento del pubblico e le opportunità di networking generate attraverso la collaborazione con gli sponsor.

– Sfida: Valutare l’efficacia delle sessioni e dei contenuti dell’evento.
Soluzione: Utilizzare sondaggi post-evento e valutazioni dei partecipanti per raccogliere feedback dettagliati sulle sessioni e i contenuti. Analizzare i dati raccolti per identificare i punti di forza e le aree di miglioramento, consentendo di ottimizzare il programma dell’evento per massimizzare l’engagement e l’interesse dei partecipanti.

– Sfida: Misurare l’impatto a lungo termine dell’evento sul business.
Soluzione: Implementare strumenti di tracciamento a lungo termine per monitorare l’effetto dell’evento sulle metriche aziendali chiave, come le vendite incrementali, la fidelizzazione dei clienti e la reputazione del marchio nel tempo. Questo permette di valutare il vero valore generato dall’evento nel corso del tempo e di adattare le strategie future di event planning di conseguenza.

– Sfida: Dimostrare il valore degli eventi ai dirigenti e agli investitori.
Soluzione: Creare report dettagliati sul ROI degli eventi, evidenziando i risultati quantificabili ottenuti e il relativo impatto sul business. Utilizzare grafici, dati e statistiche per comunicare in modo chiaro e convincente il valore generato dagli eventi e giustificare gli investimenti futuri nel settore degli eventi.

– Sfida: Gestire efficacemente il budget dell’evento per massimizzare il ROI.
Soluzione: Utilizzare software di gestione finanziaria specifici per gli eventi per tenere traccia delle spese e dei ricavi in tempo reale. Analizzare costantemente i dati finanziari per identificare aree in cui è possibile ottimizzare le spese e massimizzare il ROI, ad esempio riducendo i costi superflui o riallocando le risorse verso attività più redditizie.

3. Alcuni strumenti di misurazione del ROI

– Google Analytics: Per monitorare il traffico web, l’engagement online e le conversioni.

– Piattaforme Social Media Insights: Per analizzare il coinvolgimento sui social media e l’efficacia delle campagne pubblicitarie.

– Software di Gestione degli Eventi: Per tracciare l’andamento dell’evento e raccogliere feedback dai partecipanti.

– File di Excel per calcolo del ROI  = ((ricavi-costi)/costi) x 100, è una percentuale.

4. Report

Quando si crea un report al fine di comunicare il valore generato dagli eventi e giustificare gli investimenti futuri, è importante includere una serie di dati chiave che mostrino in modo chiaro e convincente l’impatto degli eventi sull’azienda.

Ecco alcuni dati cruciali da recuperare e includere nel report:

1. Numero totale di partecipanti: Mostra l’interesse e l’engagement generati dall’evento.
2. Tasso di partecipazione: Indica la percentuale dei presenti rispetto al totale degli inviti inviati, riflettendo l’efficacia dell’invito e della promozione dell’evento.
3. Feedback dei partecipanti: Include le valutazioni post-evento e i commenti dei partecipanti sull’esperienza complessiva dell’evento, la qualità dei contenuti, la soddisfazione generale, ecc.
4. Metriche di coinvolgimento online: Monitora il coinvolgimento sui social media durante l’evento, come il numero di like, condivisioni, commenti e visualizzazioni.
5. Lead generati: Quantifica il numero di nuovi contatti o potenziali clienti acquisiti durante l’evento, ad esempio attraverso la raccolta di biglietti da visita o registrazioni per future comunicazioni.

6. Conversioni: Misura il numero di partecipanti che hanno compiuto azioni desiderate dopo l’evento, come l’acquisto di prodotti o servizi, la richiesta di preventivi, l’iscrizione a newsletter, ecc.
7. Aumento delle vendite: Se possibile, correla l’evento con l’aumento delle vendite o dei profitti nell’immediato periodo successivo all’evento.
8. Costi dell’evento: Include tutti i costi associati alla pianificazione e all’esecuzione dell’evento, come spese per la location, catering, marketing, personale, ecc.
9. ROI: Calcola il ritorno sull’investimento confrontando i benefici generati dall’evento (come le vendite aggiuntive o i nuovi clienti acquisiti) con i costi dell’evento.
10. Analisi comparativa: Se possibile, confronta le performance dell’evento attuale con eventi precedenti per evidenziare trend positivi o aree di miglioramento.

Una volta raccolti questi dati, è possibile presentarli in modo chiaro e accattivante utilizzando grafici, tabelle e visualizzazioni dei dati. Ad esempio, potresti creare grafici a barre per confrontare il numero di partecipanti e le conversioni tra diversi eventi, o utilizzare grafici a torta per illustrare la distribuzione del budget dell’evento.

Tutto questo per le future decisioni strategiche dell’azienda sui propri eventi.

Un risorsa consigliata

Ho tenuto un webinar per la società di formazione Vinidea dal titolo “Come Misurare il Successo degli Eventi Fieristici: ROI, KPI e Strategie di Follow-Up” dove ho trattato in modo concreto e in dettaglio questi temi, anche con consigli di strumenti opensource.

Questo webinar è inserito in una Masterclass “Conquista nuovi clienti ottenendo il massimo da una fiera”.

La Masterclass prepara in modo completo e pratico al pre-fiera, alle trattative durante la fiera e al post fiera per ottimizzare al massimo la presenza e l’investimento delle manifestazioni a cui partecipiamo.

Trovi tutti i dettagli qui.

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Sei nel posto giusto. Ti posso aiutare.

Sono Adriana Andreis Fondatrice di Evento Efficace, la piattaforma online di formazione sugli eventi business.

Ho all’attivo più di 180 eventi in vari settori come fiere, congressi, viaggi incentive, conferenze e presentazioni in sala, riunioni di lavoro e di formazione, apertura di nuovi negozi o lanci prodotti nei punti vendita e anche eventi digitali.

Attraverso la mia piattaforma offro esperienza e conoscenza per aiutare ad essere poi autonomi ed efficienti nell’organizzare un evento.

Per questo ho creato il corso online Evento Efficace Academy, che conduce proprio passo passo nell’organizzazione di un evento professionale.

Hai domande? Mi puoi scrivere qui info@eventoefficace.it

Mi puoi trovare sui canali social e su YouTube, vedi le icone in basso per collegarti e iscriverti
Ti aspetto, a presto!

Adriana Andreis
Fondatrice di Evento Efficace

Oggi parliamo di fiere e di partecipazione efficace.

Ti sei mai chiesto come far sì che la tua presenza in fiera faccia davvero la differenza?

Partecipare a una fiera rappresenta un investimento significativo in termini di tempo, risorse e impegno, e ottenere il massimo ritorno richiede una pianificazione strategica e una chiara visione degli obiettivi.

Di seguito, esploreremo le migliori strategie per ottimizzare la tua partecipazione a una fiera, assicurando che ogni elemento contribuisca a generare contatti e opportunità di business.

1. Pianificazione strategica e definizione degli obiettivi

Che si tratti di acquisire nuovi contatti, aumentare la visibilità del tuo brand o presentare nuovi prodotti, avere una chiara visione dei tuoi obiettivi ti permetterà di pianificare in modo efficace.
Ogni decisione, dalla disposizione dello stand alla comunicazione pre-fiera, dovrà essere allineata con i risultati che desideri raggiungere. Più precisi sono i tuoi obiettivi, più mirate saranno le tue azioni.
Quindi: scriviti gli obiettivi, confrontati con il team e tienili a portata di mano come un “timone”.

2. Creare aspettativa prima della fiera

Genera interesse prima dell’evento utilizzando i social media, l’email marketing e il tuo sito web per coinvolgere i potenziali visitatori.
Invita gli ospiti direttamente al tuo stand con anteprime e contenuti esclusivi e in anteprima.
Presentazioni personalizzate o demo riservate possono dare ai visitatori un motivo in più per fermarsi.

3. Un’esperienza coinvolgente e interattiva

Distinguersi in fiera richiede un’esperienza memorabile per i visitatori.
Puoi creare un photo-booth tematico, organizzare workshop live o offrire demo dei tuoi prodotti.
Interazioni pratiche come quiz o giochi con premi incentivano i visitatori a partecipare attivamente, rendendo il tuo stand interessante e attrattivo.

4. Allestimento con elementi visivi impattanti

L’allestimento visivo è fondamentale per attirare l’attenzione.
Utilizza colori forti, schermi digitali e materiali che rispecchino il tuo brand.
A me piace lo stile minimal, si elimina il superfluo, si comunica in modo chiaro.
Lo stand deve essere accogliente e accessibile, con passaggi “fluidi” nello spazio (no ostacoli).
Anche un grande schermo con video promozionali può fare la differenza.

5. Branding coerente

Il branding del tuo stand deve essere in linea con la tua identità aziendale.
Tutti i materiali, dai poster ai gadget, dovrebbero rispecchiare il messaggio del tuo brand in modo coerente.
L’obiettivo è far capire chi sei e cosa offri in pochi secondi, differenziandoti chiaramente dai concorrenti.

6. Utilizzare tecnologie digitali per coinvolgere i visitatori

Integrare tecnologie digitali nel tuo stand può rendere l’esperienza più coinvolgente.
Schermi touch interattivi, video dimostrativi e app mobili che permettono ai visitatori di esplorare la tua offerta in modo autonomo sono strumenti potenti per migliorare l’interazione.
Consenti ai visitatori di lasciare i loro dati in modo digitale per facilitare il follow-up.
Ti crei così una mailing list pronta post evento.

7. Semplificare la raccolta dei contatti

La raccolta dei contatti è cruciale. Utilizza strumenti digitali come scanner per biglietti da visita o moduli su tablet per registrare rapidamente i dati dei visitatori. Automatizzare la raccolta e l’elaborazione delle informazioni ti aiuterà a essere più efficace e ad evitare errori nella gestione dei lead.
Ti segnalo anche i biglietti da visita digitali, utili, comodi, facili e dal tocco innovativo (se ti interessano, scrivimi).

8. Prevedere eventi programmati durante la fiera

Organizza eventi all’interno del tuo stand, come presentazioni, dimostrazioni dal vivo o Q&A con esperti o partecipare ad eventi organizzati da altri (associazioni, consorzi, enti) durate la manifestazione.
Annunciare questi appuntamenti in anticipo ti permette di attirare un pubblico specifico e coinvolgerlo in modo più diretto e mirato.

9. Seguire un approccio mirato con i visitatori

Non cercare di mostrare tutto ciò che la tua azienda offre.
Sii selettivo e adatta la tua presentazione ai bisogni di ciascun visitatore, ponendo domande per comprendere le loro necessità. Prepara il tuo team per affrontare le conversazioni con competenza e cortesia.

10. Sostenibilità: scelte consapevoli

Oltre all’efficacia, un aspetto sempre più rilevante nelle fiere è la sostenibilità.
Optare per fornitori locali riduce l’impatto ambientale e supporta l’economia del territorio.
Ti consiglio di utilizzare gadget ecologici, come borracce riutilizzabili, shopper o penne biodegradabili, e scegli imballaggi riciclabili per i tuoi prodotti.
Un esempio efficace è selezionare un allestitore che segua logiche di sostenibilità, come l’utilizzo di materiali riutilizzabili o l’adozione di soluzioni a basso impatto energetico.
Queste scelte non solo fanno bene all’ambiente, ma contribuiscono anche a migliorare la percezione del tuo brand da parte dei visitatori.

11. Attività di follow-up personalizzate

Il lavoro non finisce con la chiusura della fiera.
Invia un messaggio di ringraziamento ai contatti raccolti, proponendo una demo personalizzata o un incontro di approfondimento.
Personalizza i messaggi mail in base alle conversazioni avute durante la fiera per mantenere viva la relazione.

12. Analizzare i risultati e ottimizzare le strategie

Dopo la fiera, raccogli i dati, analizza i risultati ottenuti e identifica i punti di forza e di miglioramento.
Misura il ROI della tua partecipazione e applica ciò che hai imparato per migliorare le tue future partecipazioni fieristiche.

Conclusione: ottimizza tempi e risorse

Partecipare a una fiera può sembrare una sfida complessa, ma con una buona pianificazione e obiettivi chiari puoi ottimizzare tempo e risorse, massimizzando l’impatto del tuo brand.
Ogni fiera è un’opportunità di crescita: prepara il tuo team, cura ogni dettaglio dell’allestimento e segui un approccio mirato per ottenere il massimo da questa esperienza.

Ricorda, ogni piccolo miglioramento può fare una grande differenza nel raggiungere il successo per il tuo brand.

Ora tocca a te. Prima di salutarci ti chiedo: cosa ne pensi? Hai trovato spunti utili?

Ti aspetto. A presto!
Adriana

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Adriana Andreis

Oggi affrontiamo un tema cruciale: la scelta della location per i tuoi eventi professionali.

Trovare la location (il “luogo”) giusta può fare la differenza tra un evento di successo e uno che non lascia il segno.

Anche se può sembrare una decisione semplice, ci sono diversi fattori da considerare per assicurarti che tutto vada per il meglio.

Vediamoli insieme…

1. Conosci il Tuo Pubblico

La prima cosa da tenere a mente quando scegli una location è il tuo pubblico.

Domandati: chi sono i partecipanti? Sono professionisti del settore, clienti, o forse colleghi? Da dove vengono? Prendono l’auto o altri mezzi per arrivare?

Conoscere il tuo pubblico ti aiuta a decidere il tipo di ambiente che si adatta meglio alle loro aspettative e necessità.

Ad esempio, un pubblico di giovani startupper potrebbe preferire un ambiente più informale e creativo, mentre dirigenti aziendali potrebbero aspettarsi un contesto formale e sofisticato.

Pensa anche fuori dagli schemi per rendere il tuo evento originale: un palazzo adibito a mostra-museo, un sito storico, una cantina vinicola, un grande parco.

Poi, se si tratta di un meeting dove ci sono degli accompagnatori, ti consiglio di verificare se ci sono dei servizi aggiuntivi interessanti come la spa, terme, navetta per una visita turistica, il servizio bar, il tutto da conciliare chiaramente con il programma e gli orari dell’evento.

2. Accessibilità e Logistica

La location deve essere facilmente accessibile per tutti i partecipanti.

Considera quindi la vicinanza a trasporti pubblici, parcheggi e principali arterie stradali.

Se il tuo pubblico è ampio e viene da diverse parti d’Italia o dall’estero, scegli una location vicina o facilmente collegata ad un aeroporto o stazione ferroviaria.

Verifica anche il parcheggio in base al numero ospiti ipotetico. Non sottovalutare l’importanza della logistica, poiché un accesso-arrivo complicato può scoraggiare la partecipazione.

Valuta anche la presenza di strutture di supporto come hotel, ristoranti e bar nelle vicinanze, soprattutto se l’evento dura più giorni e/o gli ospiti vengono da lontano.

3. Capacità e Disposizione degli Spazi

Un altro aspetto fondamentale è la capacità della location.

Assicurati che lo spazio possa comodamente ospitare il numero di partecipanti previsti, senza risultare né troppo affollato né troppo vuoto. Considera anche la disposizione degli spazi: avrai bisogno di sale separate per workshop o meeting più piccoli?

La location offre aree comuni per il networking? Uno spazio adatto ad un caffè di benvenuto da utilizzare come “cuscinetto” prima di entrare al meeting, meglio che sia vicino alla sala.

Ci sono diverse location che hanno sale modulari che si adattano al numero degli ospiti in modo da non farli sentire né troppo stretti né troppo larghi nello spazio del meeting.

Se si tratta di eventi all’aperto pubblici o privati di solito non ci sono problemi di spazio ma per la sicurezza c’è un numero massimo di persone possibili (basta chiedere a chi gestisce lo spazio) e occorre tenere presente se, in caso di maltempo, si può optare per una copertura (soluzione spesso non economica) o uno spazio alternativo al chiuso.

In ogni soluzione un layout ben progettato può facilitare le interazioni e migliorare l’esperienza complessiva dell’evento.

4. Servizi e Attrezzature

La tecnologia e i servizi offerti dalla location sono cruciali. Verifica la disponibilità di attrezzature audio/video, connessione Wi-Fi affidabile e supporto tecnico in loco.
Alcune location offrono pacchetti completi che includono anche catering e servizi di sicurezza.

Valuta attentamente queste opzioni per assicurarti che tutte le tue esigenze siano coperte.

Spesso, mi capita, il pc portatile per le presentazioni lo devo portare io pertanto è ancora più importante fare delle prove audio-video prima del meeting, anche con i relatori.

Il supporto tecnico a volte resta disponibile per tutto il tempo dell’evento (verificare i costi), a volte è a chiamata (è presente in struttura e disponibile ad arrivare ma non è non nel pubblico dell’evento).

Ricordati di osservare e di chiedere da dove arriva la luce nei diversi orari, se l’audio potrebbe avere bisogno di un sostegno in più (verifica con un tecnico) e se dovesse servire una pedana rialzata per il meeting o il momento dopo cena, se prevedi un intrattenimento.  Spesso non fanno parte delle attrezzature della location ma le forniscono a richiesta.

Fra i servizi verifica il servizio catering interno (ristorante interno?) o fornito da esterni: in questo secondo caso meglio rivolgersi a fornitori abituali della location in quanto conoscono gli spazi e sanno “muoversi” in modo indipendente da te.

5. Atmosfera e Stile

L’atmosfera della location deve rispecchiare il tono e lo stile del tuo evento.

Se stai organizzando una conferenza formale, una sala elegante e ben arredata sarà più appropriata.

Se invece il tuo evento è più informale e creativo, potresti optare per una location più moderna e “smart”.

L’importante è che l’ambiente supporti gli obiettivi dell’evento e crei la giusta impressione sui partecipanti.

A me piace creare atmosfera con le luci, ad esempio che riflettano sulle pareti durante una cena o siano supporti led (dal tocco minimalista) su ciascun tavolo della cena.

Per il dopo cena puoi anche creare un angolo “chiacchere” distaccato magari con amari da sorseggiare.

6. Budget e Costi Nascosti

Infine, ma non meno importante, è il budget. Stabilire un budget realistico ti aiuterà a restringere le opzioni e a evitare sorprese sgradevoli.

Ricorda di considerare tutti i costi associati alla location, inclusi eventuali costi nascosti come tasse di pulizia, spese di servizio e costi aggiuntivi per l’utilizzo di attrezzature extra.

Una gestione oculata del budget ti permetterà di ottenere il massimo valore possibile senza compromettere la qualità dell’evento.

Di solito le location inseriscono tutto dentro i loro preventivi in una sorta di menù a scelta, verifica questo aspetto per non avere sorprese.

Il budget è il tuo “timone”, da tenere aggiornato e monitorato (attenzione anche al valore dell’Iva, che varia dal 10% al 22% in base al tipo di servizi della location (i servizi ristorativi sono al 10%), meglio appurare anche questo.

Ecco questi sono gli spunti in generale. Poi ogni evento si costruisce ad hoc guardando, per la location, questi aspetti.

Ora tocca a te. Prima di salutarci ti chiedo: cosa ne pensi?

Hai trovato spunti utili che non avevi considerato prima?

Scrivimi nei commenti.

Ti aspetto. A presto!
Adriana

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Adriana Andreis

Se senti che questi aspetti siano un po’ troppo difficili, sappi che non sei solo.

Oggi voglio accompagnarti in un percorso pratico e concreto per rendere i tuoi eventi sostenibili (non solo efficaci) con un occhio di riguardo verso l’ambiente, la comunità e l’economia.

Sostenibilità: oltre il Concetto di “Verde”

Quando parliamo di sostenibilità, il pensiero corre subito al rispetto per l’ambiente.

Ma la vera sostenibilità è molto di più: si fonda su tre pilastri fondamentali, le famose 3P – Profit (Profitto), Planet (Pianeta) e People (Persone). 

In questo articolo, esploreremo come applicare questi principi in modo pratico, per organizzare eventi sostenibili veri, che non solo riducano l’impatto ambientale, ma che abbiano anche un valore economico e sociale duraturo.

Profit: creare Valore Economico Sostenibile

Un evento sostenibile è in grado di generare valore economico non solo a breve termine, ma anche a lungo termine.

Immagina di digitalizzare i materiali dell’evento: ridurrai i costi di stampa e logistica e farai un favore all’ambiente.

Oppure, scegliendo fornitori locali, non solo taglierai le spese di trasporto, ma darai anche un impulso all’economia locale.

Ad esempio introdurre un marketplace virtuale per gli espositori, permettendo loro di raggiungere un pubblico globale anche dopo la fine dell’evento fisico è un piccolo cambiamento che fa davvero una grande differenza!

Planet: innovazione al servizio del Pianeta

Proteggere il pianeta significa anche essere creativo/a nell’organizzazione degli eventi.

Ecco alcune strategie pratiche per rendere i tuoi eventi sostenibili e più rispettosi:

• La segreteria organizzativa è green: Assicurati che il team organizzativo operi in modo sostenibile, riducendo l’uso di carta, ottimizzando i consumi energetici e adottando pratiche di riciclo.
• Scegli una location sostenibile: Opta per strutture che seguano pratiche di sostenibilità, come l’utilizzo di energie rinnovabili e la gestione efficiente delle risorse idriche. Ideale se sono certificate per la sostenibilità o che abbiano implementato politiche green.
• Scegli fornitori “responsabili”: Collabora con fornitori che dimostrino un impegno concreto verso la sostenibilità, privilegiando quelli che operano con principi etici e pratiche eco-friendly.
• Scegli servizi a km zero: Punta su catering e ristorazione che utilizzino prodotti locali e di stagione, riducendo l’impatto ambientale e supportando l’economia locale.

People: al centro ci sono le Persone

Al centro di ogni evento ci sono le persone e creare un’esperienza arricchente per loro è fondamentale.

Ho visto eventi trasformarsi in vere e proprie esperienze di vita grazie all’attenzione dedicata ai partecipanti.

Un evento sostenibile non è solo un evento “verde” ma un momento che arricchisce chi vi partecipa, lasciando un ricordo positivo e duraturo.

Cosa puoi fare nel concreto?

• Coinvolgi i partecipanti sull’importanza della sostenibilità: Educa i partecipanti sui benefici delle pratiche sostenibili e invitali a contribuire attivamente, magari fornendo loro strumenti o idee su come ridurre la loro impronta ecologica durante l’evento.
• Progetta spazi che favoriscano l’interazione naturale e considera l’idea di includere workshop su temi di benessere o crescita personale.
• Scegli gadget sostenibili: seleziona gadget realizzati con materiali ecologici o che incoraggino uno stile di vita sostenibile, come borracce riutilizzabili o borse di cotone organico.

Comunica il tuo Impegno

Un aspetto cruciale per accreditare il tuo impegno e migliorare l’immagine del brand è la comunicazione:

• Comunica il tuo impegno: Informa i partecipanti delle misure adottate durante i tuoi eventi sostenibili e condividi i risultati raggiunti. Comunicare il tuo impegno non solo valorizza il brand, ma ispira altri a seguire l’esempio.

Conclusione: verso un Futuro Sostenibile

Ognuno di noi può contribuire con scelte consapevoli e azioni concrete per un futuro più sostenibile.

Sappi che ogni piccolo passo conta, basta iniziare.

Se vuoi organizzare eventi sostenibili, spero di averti dato alcuni spunti chiari della rotta da seguire.

Se vuoi approfondire, ti invito a scoprire il mio corso Evento Efficace Academy, con un capitolo dedicato interamente alla sostenibilità negli eventi.

E ora, dimmi la tua opinione: cosa ne pensi?

Hai trovato spunti utili che pensi di adottare? Intendi realizzare più eventi sostenibili?

Scrivimi nei commenti.

Ti aspetto. A presto!
Adriana

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Adriana Andreis

Il mood in generale è che l’AI può supportarci tantissimo nel lavoro, rendendoci più veloci ed efficienti.

Tu che organizzi eventi, te lo sei mai chiesto come l’AI possa aiutarti? Cosa può fare per te di specifico?

Io ero molto curiosa così ho cercato di capire e riportare per te in questo articolo le applicazioni pratiche nel settore degli eventi e le sue implicazioni.

In questa panoramica capiremo le funzioni e i benefici dell’Intelligenza Artificiale, a dimostrazione che questa tecnologia può permettere di rivoluzionare il modo in cui gestisci gli eventi (e anche il tuo lavoro e la tua visione in generale).

In estrema sintesi grazie all’AI automatizzi determinati passaggi, snellisci i tempi e migliori alcuni processi, migliori l’esperienza dell’audience e hai la consapevolezza dei dati (che è il massimo per un organizzatore, non pensi?).

Ma vediamo bene il tutto in dettaglio qui di seguito!

Scopriamo insieme qui di seguito come le funzioni dell’AI possono essere applicate agli eventi:

Le funzionalità dell’AI negli eventi

1. Personalizzazione degli Eventi: Una delle principali promesse dell’AI è la capacità di offrire esperienze altamente personalizzate. I sistemi di Intelligenza Artificiale possono analizzare i dati dei partecipanti per personalizzare programmi, raccomandare sessioni e connettere persone con interessi simili. Per esempio, un’app per eventi potrebbe suggerire workshop specifici basandosi sulle interazioni passate o sulle preferenze dichiarate dell’utente.
2. Ottimizzazione della Pianificazione: La pianificazione degli eventi richiede di bilanciare innumerevoli variabili. Qui l’AI può fare la differenza, aiutando a prevedere il numero di partecipanti, a ottimizzare il layout dei posti a sedere e persino a prevedere il consumo di cibo e bevande, riducendo gli sprechi e i costi.
3. Chatbot e Assistenza Clienti: I Chatbot alimentati dall’AI danno informazioni in tempo reale ai partecipanti. Capacità come rispondere a domande frequenti, fornire indicazioni e assistere con la registrazione rendono i chatbot strumenti preziosi per migliorare l’esperienza del partecipante, snellire i tempi e ridurre il carico di lavoro degli organizzatori.
4. Marketing Predittivo: L’Intelligenza Artificiale è in grado di analizzare grandi quantità di dati per prevedere quali potenziali partecipanti sono più propensi a registrarsi e quali tipi di eventi hanno maggiori probabilità di successo. Queste informazioni consentono di personalizzare campagne di marketing e di risparmiare risorse concentrandosi sui segmenti di pubblico più promettenti.
5. Riduzione dei Rischi: Utilizzando dati storici e pattern di comportamento, l’AI può identificare potenziali rischi per la sicurezza o la logistica e suggerire piani alternativi. Questo può includere tutto, dalla gestione delle folle alla sicurezza informatica.
6. Analisi del Sentimento: I tool di analisi del sentimento possono monitorare i feedback sui social media in tempo reale, fornendo ai gestori degli eventi preziose informazioni sull’opinione dei partecipanti e potenziali aree di miglioramento (mentre l’evento è in corso).
7. Automazione delle Operazioni: L’Intelligenza Artificiale può automatizzare task ripetitivi come l’elaborazione delle registrazioni, l’emissione dei biglietti e la gestione delle email, liberando il tempo degli organizzatori per concentrarsi su compiti più strategici.
8. Raccomandazione di Contenuti e Speaker: Grazie all’apprendimento automatico, le piattaforme di AI possono analizzare i dati degli eventi passati per raccomandare gli argomenti più popolari o suggerire speaker che probabilmente attireranno più partecipanti.
9. Networking Potenziato: L’Intelligenza Artificiale può facilitare il networking, connettendo i partecipanti con interessi comuni o obiettivi compatibili attraverso app di matching e networking.
10. Feedback e Misurazione del Successo: Infine l’AI può aiutare a raccogliere e analizzare i feedback dei partecipanti dopo l’evento, generando report sul livello di engagement, la soddisfazione e il ROI, consentendo di misurare il successo dell’evento con una precisione.

L’Intelligenza Artificiale sta quindi apportando un impatto significativo e vario al settore degli eventi.

Dalla personalizzazione dell’esperienza dei partecipanti all’automazione delle operazioni, le possibilità offerte dall’AI sono ampie e in continua espansione.

Adottando queste nuove tecnologie possiamo aspettarci eventi più intelligenti, sicuri e coinvolgenti.

Per gli organizzatori di eventi tutto ciò rappresenta un’opportunità di innovare e di rimanere all’avanguardia sull’uso della tecnologia.

Come lavora l’intelligenza artificiale in pratica?

Nel pratico integrare l’intelligenza artificiale (AI) nel lavoro quotidiano richiede che le aziende adottino strumenti AI-specifici o piattaforme che includano funzionalità basate su AI.

Ecco di seguito le attività indicate nel paragrafo sopra con alcuni esempi di piattaforme.

• Personalizzazione degli eventi – Piattaforme di Event Management (esempio Grip): analizzano dati storici e di comportamento per fornire raccomandazioni su misura ai partecipanti.
• Ottimizzazione della pianificazione – Strumenti di previsione (esempio Bizzabo): analizzano i dati di eventi precedenti e variabili esterne per ottimizzare la pianificazione delle risorse (team, budget, ecc).
• Chatbot e Assistenza Clienti (esempio Drift): da integrare sul sito web dell’evento o nei social media per rispondere alle domande dei partecipanti 24/7 (a qualsiasi orario!).
• Marketing predittivo – Piattaforme di automazione marketing (esempio Marketo – HubSpot): per segmentare e mirare le campagne basate sul comportamento previsto dei partecipanti.
• Riduzione dei rischi – Software di gestione rischi (esempio CrowdComfort): per identificare potenziali problemi e proporre soluzioni preventive.
• Analisi del Sentimento – Social listening (esempio Talkwalker): per monitorare e analizzare le reazioni del pubblico in tempo reale.

E ancora:

• Automazione delle operazioni – Sistemi ERP e CRM (esempio EventBrite e Cvent): per automatizzare le operazioni come la registrazione e la gestione dei biglietti.
• Raccomandazione di contenuti e speaker mediante Algoritmi (esempio Slido): per suggerire contenuti, speaker o sessioni basati su interessi dei partecipanti.
• Networking potenziato (esempio Grip): applicazioni per matchare i partecipanti con interessi e obiettivi professionali simili.
• Feedback e analisi dati (SurveyMonkey e Qualtrics): per trasformare i feedback e le metriche degli eventi in dati utili per il futuro.

L’integrazione con i sistemi informatici

Chiaramente è importante che gli strumenti di Intelligenza Artificiale siano compatibili con i software esistenti.

Molte piattaforme moderne offrono interfaccia di programmazione (API=Application Programming Interfaces) che consentono un’integrazione fluida tra i programmi di gestione eventi con i software di marketing e comunicazione.
Questo permette la sincronizzazione con i database di clienti, il trasferimento di informazioni tra sistemi, strumenti di marketing e l’analisi.

Le aziende che vogliono integrare l’Intelligenza Artificiale devono lavorare con fornitori di software e/o consulenti IT per garantire che le implementazioni AI siano personalizzate in base alle proprie esigenze, sicure dal punto di vista dei dati e facilmente utilizzabili dal team di marketing e comunicazione.

Gli strumenti AI possono notevolmente potenziare le operazioni degli eventi, portando ad un lavoro più efficiente e (come dico sempre) di soddisfazione.

Privacy e sicurezza dei dati

È importante che l’uso dell’Intelligenza Artificiale sia attentamente considerato in base alle politiche di privacy e sicurezza dei dati, soprattutto quando si tratta di gestire informazioni sensibili dei partecipanti.

Inoltre, le interazioni con l’AI (es. Chatbot) dovrebbero essere progettate per integrarsi senza soluzione di continuità con l’assistenza umana: in questo modo, in caso di domande o problemi complessi che vanno oltre le capacità dell’AI, i partecipanti possano facilmente rivolgersi a un membro del team di supporto (un umano!).

Le mie considerazioni 

L’intelligenza artificiale (AI) sta trasformando numerosi settori e il mondo degli eventi non fa eccezione.

L’impatto si sentirà sempre di più e come tutte le grandi innovazioni (vedi Internet) si può stare a guardare aspettando e osservando il mercato intorno a noi o metterci l’attenzione, cominciando a testare, magari chiedendo demo gratuite alle piattaforme con più consigliate per capire e arrivare poi a ciò che ci serve davvero.

Ovviamente ti consiglio la seconda.

Iniziando ad usarla capirai che l’Intelligenza Artificiale non è un nostro “sostituto” nel lavoro (non è così, per lo meno non ad oggi, va controllato sempre tutto il risultato) ma un ottimo alleato-assistente

Io lo sfrutterei il più possibile.

Perché se sei più veloce, performante, con una visione allargata, con la consapevolezza di dati e risultati ed offri esperienze “migliori”, questo nel tuo lavoro (e nella competizione sul mercato) fa tanto la differenza.

Ora, ho provato in questo articolo a darti una panoramica delle funzioni dell’AI.

Adesso tocca a te. Prima di salutarci ti chiedo…

Proverai a capire dove l’Intelligenza Artificiale ti può aiutare?
Quale spunto hai trovato più interessante per te e il tuo lavoro?

Scrivimi nei commenti.

A presto!
Adriana

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Ti posso aiutare con i consigli che stai cercando

Sono Adriana Andreis Fondatrice di Evento Efficace, la piattaforma online di formazione sugli eventi.

Ho all’attivo più di 175 eventi in vari settori lavorando al Marketing e Comunicazione in aziende di diverso tipo e dimensioni.
Eventi professionali come fiere, congressi, viaggi incentive, conferenze e presentazioni in sala, riunioni di lavoro e di formazione, apertura di nuovi negozi o lanci prodotti nei punti vendita e anche eventi digitali

Attraverso la mia piattaforma offro esperienza e conoscenza per aiutare ad essere poi autonomi ed efficienti nell’organizzare un evento.

Per questo ho creato il corso di formazione online Evento Efficace Academy, che conduce proprio passo passo nell’organizzazione di un evento professionale.

Hai domande? Mi puoi scrivere qui info@eventoefficace.it

Mi puoi trovare sui canali social e su YouTube, vedi le icone in basso per collegarti e iscriverti
Ti aspetto, a presto!

Adriana Andreis

Vendere i nostri prodotti o servizi o quelli della nostra azienda o anche vendere noi stessi come professionisti (aumentando il nostro personal brand).

Hai mai pensato di vendere ad un evento dal vivo o online?

Penso che in tanti cerchiamo le tecniche di marketing e vendita più efficaci da adottare, ne sono pieni i manuali e i corsi aziendali con consulenti, psicologi, coach. Alcuni molto utili, altri tanto teorici.

Ma finora difficilmente ho trovato quello di cui ti parlo in questo articolo

Oggi infatti ti mostro nello specifico come vendere ad un evento ed in particolare cosa si deve dire durante un evento business per arrivare all’obiettivo, al termine dell’evento stesso o subito a seguire.

Prima o poi quando hai un business (attività locale, studio di consulenza, un negozio, sei un freelance) prima o poi ti conviene passare da un evento per vendere

E non te lo dico perché io tratto il tema eventi ma perché è così

Gli eventi hanno una forza pazzesca di incanalare informazioni, interesse, testimonianze, fiducia, relazione, tutte componenti indispensabili per poi vendere.

Anche le professioni immaginate lontane dai “palchi” a un certo punto spingono sugli eventi per farsi conoscere, per allargare la base clienti, per creare una relazione che altrimenti non si crea. E arrivare alla fine con una chiamata all’azione, che sia uno sconto sull’acquisto, un coupon, una promessa di risentirsi sull’argomento…

Ti faccio degli esempi

Ci sono digital marketer che organizzano incontri dal vivo con i propri clienti o potenziali perché, non c’è dubbio, sono momenti unici che permettono una relazione di persona che ha il suo valore aggiunto, poi tornano a lavorare da remoto.

Ma anche commercialisti, consulenti, nutrizionisti, titolari di negozi e tante attività che si vogliono far conoscere.

Ci sono formatori che per vendere un loro corso organizzano un evento di presentazione o partecipano a uno organizzato da altri perché sanno che in tutta la platea interessata al “loro” argomento qualcuno sicuramente acquisterà (ovviamente, se sono reputati professionali)

Ci sono anche altri sistemi che incanalano l’attenzione e lo fanno molto bene (come l’advertising su google o sui social) ma molti riferiscono che la “forza” degli eventi è decisamente superiore. Costano più fatica organizzativa ma si ottiene di più.

Perché?

Perché ci si mette la faccia, perché si stringono le mani, perché ci si presenta in modo completo, perché dal vivo ci si ferma ad approfondire, perché si parla anche alla parte emotiva delle persone che vivono un’esperienza più completa e duratura rispetto alla lettura di una pubblicità online, magari anche ben fatta con un buon copy.

Ecco, questi sono alcuni dei motivi per vendere ad un evento

Gli eventi sono infatti un momento di business molto intenso

Ma ora torniamo a noi

Se la chiamata all’acquisto è di solito alla fine degli eventi, cosa succede durante l’evento stesso?

Come si arriva in sostanza a vendere ad un evento?

Avevi un’idea di discorso, una strategia in mente, no?

Ecco, allora sviluppi quella strategia, facendo la tua presentazione (anche da connessi, tanto ormai siamo abituati) per presentare chi sei, i vantaggi nell’ascoltarti, le prove della tua esperienza e competenza (spiegando un determinato tema si mostra la propria preparazione) e del motivo per cui è utile acquistare

Ma per fare questo devi dire 7 cose fondamentali che ti incanalano verso la vendita

Si tratta di 7 aspetti che le persone (ricordiamocelo, prima che clienti sono persone) hanno bisogno di trovare nella tua comunicazione

E che se li ritrovano sono molto più propense ad acquistare

Quali sono le 7 cose da dire per vendere ad un evento?

Te le elenco qui di seguito raggruppate per temi:

Velocità

Puoi esprimerti con diverse parole come “immediatamente, ora, adesso, subito”. La velocità è un concetto potente, oggi nessuno ha voglia di perdere tempo. Siamo tutti di corsa, no? Vogliamo affidarci a persone e aziende professionali che ci diano un risultato oltre che valido anche veloce.

Semplicità

Le persone vogliono risparmiare lavoro, disagio, preoccupazioni, dubbi e rischi nel fare, acquistare o adottare qualcosa di nuovo. Per ovviare a tutto questo usa nella tua presentazione i termini “semplice, facile, alla portata di tutti, per tutti”. Così si tranquillizzeranno che non dovrà essere troppo impegnativo per loro

Sicurezza

Dicevo le persone non vogliono vivere imbarazzi, disagi, preoccupazioni, non vogliono vivere alcun rischio. Per questo devi comunicare sicurezza utilizzando nella tua presentazione parole come “sicuramente, certamente, davvero, testato, garantito, provato”

Chiarezza

Trasmetti che ciò che vendi è chiaro, è trasparente nel senso di facile da fare e seguire passo passo. Se è chiaro non c’è bisogno di ulteriore “lavoro” (di comprensione) da parte di chi lo acquista

Innovazione

Beh, se puoi dire che ciò che proponi è un’innovazione (vera) sul mercato cioè qualcosa di mai visto prima, stimoli tantissimo la curiosità e l’attrazione verso il prodotto o servizio. I concetti su cui spingere sono: “riservato, unico, segreto, novità assoluta”. Le persone vogliono essere aggiornate, popolari, “prime” degli altri nelle cose che fanno e migliorarsi in generale.

Risultato

Qui riporti le persone con i piedi per terra. Parli del vantaggio che offri, del motivo reale per cui ti debbano seguire che è un mix del tuo prodotto-servizio, della tua esperienza e della tua persona (intesa come personalità-carisma). Puoi utilizzare parole come “ottenere, raggiungere, arrivare a, efficace per”. Le persone vogliono risparmiare fatica e lavoro, per questo se offri un risultato certo ti ascolteranno e, se interessate, acquisteranno.

Emozione

Se parli di una tua emozione autentica, le persone “drizzeranno” le orecchie per ascoltarti. Credimi, in mezzo a tanti discorsi noiosi e fatti con lo stampo, se ti differenzi con energia ottieni il tuo risultato.
Puoi parlare anche delle emozioni che accompagnano il tuo prodotto o servizio (nel senso del beneficio) che è “unico, esclusivo, fantastico, divertente, sorprendente”.

Il messaggio che vende il prodotto

A differenza del pensiero comune la verità è che non è il prodotto-servizio in sé che vende.

È il messaggio che accompagna il prodotto-servizio che vende.

Per veicolare al meglio il tuo messaggio devi per forza toccare determinate “corde” delle persone altrimenti non vieni neppure ascoltato, figuriamoci se riesci a vendere.

Puoi avere il prodotto più bello e utile me se hai un messaggio poco efficace “addio vendita!”

Le persone vogliono sapere più di ogni altra cosa: “che cosa farà per me il tuo prodotto?”

Mostra alle persone un vantaggio e continua a mostrarglielo

Mostra il vantaggio o i vantaggi con i 7 concetti forti che ti ho elencato sopra ma ricorda, quello che dici deve essere etico.

Inoltre puoi anche non utilizzare tutte e 7 le cose indicate sopra per non sembrare troppo “commercialmente spinto”, l’importante che le usi con serietà, perché nel business è questo paga, specie nel medio e lungo termine.

Proporre un acquisto alla fine dell’evento

Se alla fine del tuo evento vuoi proporre l’acquisto di un corso o di un prodotto-servizio o una consulenza, ti consiglio di:

• creare lo spazio “di stacco” per la promozione inteso come immagine “chiara” da trasferire (esempio su una presentazione) o se il discorso è solo a voce iniziare la promozione “staccando” con un “…bene, ora vi devo parlare di una cosa importante..”
• utilizzare nel tuo discorso le 7 cose da dire per vendere ad un evento
• proporre un bonus esclusivo (reale, che non troverebbero altrove ma solo partecipando all’evento) del tipo “sconto del 20% sull’acquisto di….per i partecipanti di questo corso che non troverete al di fuori di questo momento…”
• puoi anche proporre uno scambio “chi risponde al questionario di gradimento potrà avere uno sconto del…” (il questionario riporta delle domande strategiche che servono per altre edizioni dell’evento)
• dare un scadenza temporale molto breve: “…entro stasera-domani sera a mezzanotte poi il corso-servizio tornerà a prezzo pieno e non sappiamo quando tornerà questa offerta…”.
• puoi anche indicare che “i posti sono limitati” dando una sorta di scarsità numerica. Per gli ultimi due esempi si tratta della tecnica di Scarsity che spinge chi è già interessato e teme di perdere un’occasione. La scarsità di tempo, di accessibilità limitata dei posti a disposizione funge da molla psicologica (si tende sempre a procrastinare nelle scelte e poi non si acquista più).
• le persone hanno bisogno di un percorso chiaro e semplice da seguire: puoi indicare il link di una landing page sul tuo sito con l’offerta creata ad hoc oppure indicare una mail e un numero di telefono “contattatemi qui” oppure “comunicate-scrivete il codice indicato sul coupon che trovate …. per avere lo sconto…”
• puoi aggiungere un ulteriore bonus che renda veramente la tua offerta molto interessante come ad esempio un libro da te scritto (davvero utile e pratico) che normalmente è in vendita ma che viene dato omaggio se viene chiuso l’acquisto…una sorta di incentivo in più. Quindi oltre allo sconto offri anche un bonus utile a chi cerca altri vantaggi da elencare nella sua mente per razionalizzare l’acquisto (“…mi regala anche il libro…”)

Ognuno poi sceglie come gestire il tutto in base alla propria idea e sensibilità al proprio pubblico ma ti dico che un buon mix di quanto trovi sopra ti fa scalare in avanti e bene nel tuo approccio ai clienti

Perciò questi sono gli spunti che mi sento di offrirti, ora tocca a te!

E non mi resta che augurarti buoni eventi e buone vendite

Nb. In questo articolo ho citato le leve motivazionali indicate da Robert Cialdini – Wikipedia, psicologo e docente di marketing statunitense. Sono leve psicologiche che persuadono inconsciamente, per questo parlo di etica

A presto!
Adriana

@@@

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Sono Adriana Andreis CEO di Evento Efficace
Ho all’attivo più di 160 eventi in vari settori lavorando al Marketing e Comunicazione in aziende di diverso tipo e dimensioni.
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Attraverso la mia piattaforma di formazione Evento Efficace trasmetto la mia conoscenza a chi desidera imparare da zero o avere nuovi spunti e metodi per poi essere autonomo nell’organizzare un evento

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A presto! Adriana